I documenti originali diventano, sempre di più, virtuali. Grande protagonista è il formato PDF. Invece della firma fisica, apposta davanti al nostro interlocutore con la penna su un pezzo di carta, ci si scambiano bozze e si restituiscono copie pseudo-originali via Web e posta elettronica. Una soluzione sicuramente comoda, accelerata dai freni agli spostamenti e agli incontri personali imposti dalla pandemia. Una soluzione sicura per l’integrità e la tutela dei nostri documenti? Niente affatto. Per tutelarci il più possibile da contraffazioni e relativi imbrogli lo scambio telematico di documentazione va fatto con cura, consapevolezza dei rischi e relative cautele operative. Vediamo perché e come tentare di risolvere il problema.
La soluzione ideale
Identità digitale, posta elettronica certificata, firma elettronica, documenti criptati, PDF protetti con algoritmo avanzato. Le armi per garantire una sicurezza pressocché assoluta nello scambio e nella conservazione di documenti non mancano. Tra i professionisti tutto ciò è diventato consueto, obbligatorio, immancabile. Lo stesso, con qualche lentezza, sta accadendo nei rapporti tra il cittadino e la pubblica amministrazione. Ma ciò purtroppo non accade, nella stragrande maggioranza dei casi, nei rapporti tra cittadini. In molte, moltissime, situazioni. Facciamo un esempio tra i tanti: le assemblee di condominio, che a causa del Covid si stanno svolgendo prevalentemente in modalità telematica. Siamo sicuri che il verbale che rende conto delle delibere dell’assemblea sia sempre allestito nella maniera più corretta per garantirne la sicurezza e la piena regolarità legale? Molto spesso non è così.
I rischi del documento elettronico
Innanzitutto una premessa che per la verità riguarda anche documenti allestiti in forma del tutto tradizionale, con tanto di firme autografe in originale. Con l’ausilio delle tecnologie elettroniche e delle applicazioni fotografiche tutto può essere manipolato. Ma un conto è intervenire su un testo scritto a mano in originale (la soluzione più sicura, anche se ormai totalmente desueta) e un conto è la manipolazione, sempre piuttosto agevole, di un documento vergato con i caratteri di un computer o anche di una vecchia macchina da scrivere, specie se non firmato direttamente a penna in originale. Uno scanner, un software di riconoscimento ottico o un programma di elaborazione di immagini PDF con le funzioni adatte (se ne trovano sul Web anche di gratuiti) e l’imbroglio è fatto, senza neanche bisogno di essere particolarmente abili con queste cose.
Certo, se il documento è conservato da qualche parte in copia originale con le firme apposte direttamente con una penna ci sono buoni margini per contestare le eventuali manipolazioni, esibendo appunto la copia originale con l’eventuale conforto di una perizia. Ma se il documento “originale” è frutto di un ripetuto scambio di bozze tra gli interlocutori, che magari hanno apposto le loro firme di fasi successive incollando semplicemente la scansione di una firma (è il caso, per tornare all’esempio dell’assemblea di condominio, di un verbale scambiato in bozza tra il presidente designato per l’assemblea, il segretario e l’amministratore del condominio) il documento finale non avrà alcuna garanzia di sicurezza e stando alle normative non potrà oltretutto essere considerato un originale a pieno titolo.
Sicurezza, il minimo da fare
il nostro esempio sull’assemblea di condominio può essere facilmente traslato su molti adempimenti e situazioni. Come assicurarci un minimo di garanzia, da cittadini poco attrezzati e ancora poco abituati ai mezzi “professionali”? Se siamo costretti comunque non vogliamo rinunciare a scambiarci via mail delle bozze un documento da trasformare in un PDF “finale” adottiamo almeno alcune cautele per rendere non certo impossibili ma almeno più difficoltose le eventuali manipolazioni. Qui di seguito indichiamo un percorso operativo piuttosto semplice, che può costituire un utile riferimento.
Il principale criterio da adottare? Il nostro PDF finale deve essere “tracciato” per provare, in caso di bisogno, la sua autenticità o la sua eventuale falsificazione. Il modo migliore, che costituisce già una buona garanzia, è quello di adottare nel nostro scambio di e-mail almeno la PEC (posta elettronica certificata), che un buon numero di cittadini comunque ha già: i professionisti perché ciò costituisce un obbligo normativo, i normali cittadini perché la provvidenziale diffusione forzata dello Spid (la procedura telematica per gestire l’identità digitale personale ormai necessaria per quasi tutti i rapporti con le amministrazioni pubbliche) sta intanto spingendo tutti a dotarsi intanto della Pec.
Ma anche nel caso fossimo in grado di scambiarci la documentazione via Pec è il caso di allestire i nostri documenti, anche quelli provvisori, osservando alcune cautele. Nella trasformazione finale dei nostri testi, che nella maggior parte dei casi saranno redatti nel formato Word (Office), cerchiamo allestire un PDF, formato largamente utilizzato per i documenti che hanno una qualche formalità, che non consenta appunto un intervento di facile manipolazione.
La linea di difesa
Evitiamo dunque di ricorrere alla semplice pratica di memorizzazione di un file Word, a cui abbiamo magari apposto una firma inserendo la sua scansione al termine del testo, ricorrendo alla funzione di trasformazione in PDF contenuta direttamente nel software Word. Ne risulterà un file con il testo selezionabile, copiabile, sostituibile (e dunque manipolabile) con gran facilità.
Per rendere la vita un po’ più difficile agli imbroglioni assicuriamoci di memorizzare il nostro documento in formato PDF o criptato e protetto con password, o almeno in formato non editabile, ovvero in un formato praticamente equivalente a quello di una fotografia con il testo che non può essere selezionato.
La soluzione più semplice e immediata e quella di stampare nostro testo e farne una scansione con il nostro scanner memorizzando direttamente in formato PDF non editabile. Ma questo documento sarà di scarsa qualità e verrà probabilmente nuovamente firmato e nuovamente scansionato da qualcun altro con un prodotto finale di qualità ulteriormente ridotta, insoddisfacente, peraltro incompatibile con qualunque criterio di autenticità o “pseudo autenticità”.
Per garantire l’integrità che estetica del nostro documento dovremo dunque cercare di evitare i passaggi magari ripetuti da uno scanner. Per farlo possiamo ricorrere a programmi a pagamento come classico Acrobat, la versione commerciale del software gratuito Acrobat Reader. Ma con qualche semplice passaggio in più possiamo anche ricorrere a soluzioni gratuite. Consigliamo di evitare, a questo proposito, i tanti servizi via Web consentono di trasmettere un file Word e di vedessero restituito nel formato di cui abbiamo bisogno: aggiungere un ulteriore canale di trasmissione a un documento non protetto rappresenta un ulteriore occasione di rischio piuttosto che una soluzione. Meglio fare da noi.
Le possibili soluzioni
Il metodo che consigliamo e quello di ricorrere a una combinazione di software gratuiti che possiamo scaricare direttamente da Internet, o magari le versioni “trial” gratuite di programmi a pagamento di pubblico dominio, sottoponendo il nostro file Word ad un doppio passaggio per generare alla fine un file PDF non modificabile o modificabile comunque con difficoltà. Il primo passo è quello di aprire il nostro file di Word e di memorizzarlo direttamente in Word scegliendo il formato PDF tra le opzioni. Ne risulterà un file PDF comunque editabile. Lo trasformeremo in un file in formato TIFF multi-pagina ricorrendo alle versioni gratuite o alle versioni “trial” di uno degli applicativi proposti dalle case di software specializzate nella gestione e elaborazione di testi e immagini. Ve ne indichiamo due: PDF-XChange Editor o Foxit Pdf Editor. A questo punto trasformeremo di nuovo il nostro file TIFF in un Pdf questa volta non editabile (perché frutto della conversione di un’immagine e non di un testo) ricorrendo a uno dei due software che abbiamo utilizzato per il primo passaggio o ancor meglio (per evitare qualunque ipotesi di ripristino della versione editabile) con un ulteriore software gratuito, l’eccellente IrfanView.
Il gioco è fatto. Tenendo comunque in mente il percorso migliore che possiamo regalare alla nostra sicurezza, informatica e non solo. Completiamo allora, senza troppa ansia ma a passo veloce, la nostra “transizione” verso gli immancabili strumenti di protezione e aiuto digitale: Pec, Spid e firma digitale.
