Os documentos originais estão se tornando cada vez mais virtuais. O principal protagonista é o formato PDF. Em vez da assinatura física, colocada à frente do nosso interlocutor com uma caneta sobre um pedaço de papel, os rascunhos são trocados e cópias pseudo-originais são devolvidas via Web e e-mail. Uma solução certamente conveniente, acelerada pelos freios nas viagens e reuniões pessoais impostas pela pandemia. Uma solução segura para a integridade e proteção de nossos documentos? De jeito nenhum. Para nos protegermos o máximo possível da falsificação e golpes relacionados, a troca eletrônica de documentação deve ser feita com cuidado, consciência dos riscos e precauções operacionais relativas. Vamos ver por que e como tentar corrigir o problema.
A solução ideal
Identidade digital, e-mail certificado, assinatura eletrônica, documentos criptografados, PDFs protegidos com um algoritmo avançado. Armas não faltam para garantir segurança quase absoluta na troca e guarda de documentos. Entre os profissionais tudo isso se tornou habitual, obrigatório, inevitável. O mesmo, um tanto lentamente, está acontecendo na relação entre o cidadão e a administração pública. Mas isso infelizmente não acontece, na grande maioria dos casos, nas relações entre os cidadãos. Em muitas, muitas situações. Tomemos um exemplo entre tantos: as assembleias de condomínio, que devido ao Covid estão ocorrendo majoritariamente de forma eletrônica. Temos certeza de que as atas que dão conta das deliberações da assembléia são sempre elaboradas da forma mais correta para garantir sua segurança e plena regularidade jurídica? Muitas vezes este não é o caso.
Os riscos do documento eletrônico
Em primeiro lugar, uma premissa que, na verdade, também diz respeito a documentos elaborados de forma totalmente tradicional, completos com assinaturas manuscritas originais. Com a ajuda de tecnologias eletrônicas e aplicativos fotográficos tudo pode ser manipulado. Mas uma coisa é intervir sobre um texto original manuscrito (a solução mais segura, ainda que já totalmente obsoleta) e outra coisa é a manipulação, sempre bastante fácil, de um documento escrito com os caracteres de um computador ou mesmo de um antigo máquina de escrever, especialmente se não for assinado diretamente a caneta no original. Um scanner, um software de reconhecimento óptico ou um programa de processamento de imagens em PDF com as funções apropriadas (também podem ser encontrados na Web gratuitamente) e o golpe está feito, mesmo sem precisar ser muito habilidoso com essas coisas.
Evidentemente, se o documento for guardado algures num exemplar original com as assinaturas afixadas directamente a caneta, há bom espaço para contestar eventuais manipulações, exibindo o original com o possível conforto de um parecer pericial. Mas se o documento "original" é o resultado de uma troca repetida de rascunhos entre os interlocutores, que talvez tenham aposto suas assinaturas em etapas sucessivas simplesmente colando uma assinatura escaneada (é o caso, para voltar ao exemplo da assembléia de condomínio, de relatório trocado em minuta entre o presidente designado para a assembleia, o secretário e o administrador do condomínio) o documento final não terá garantia de segurança e de acordo com os regulamentos não pode ser considerado original por si só.
Segurança, o mínimo a fazer
nosso exemplo sobre a montagem do condomínio pode ser facilmente traduzido em muitas tarefas e situações. Como garantir um mínimo de garantia, enquanto cidadãos mal equipados e ainda pouco habituados aos meios "profissionais"? Se formos forçados, no entanto, não queremos desistir de trocar rascunhos de um documento a ser transformado em PDF "final" por e-mail, adotamos pelo menos alguns cuidados para tornar quaisquer manipulações certamente não impossíveis, mas pelo menos mais difícil. Abaixo indicamos um caminho operacional bastante simples, que pode ser uma referência útil.
O principal critério a adotar? Nosso PDF final deve ser "rastreado" para provar, se necessário, sua autenticidade ou sua possível falsificação. A melhor forma, que já constitui uma boa garantia, é adotar pelo menos o PEC (correio eletrônico certificado) em nossa troca de e-mails, que um bom número de cidadãos já possui em todo caso: profissionais porque isso constitui uma obrigação regulamentar, cidadãos comuns porque a providencial difusão forçada do Spid (procedimento electrónico de gestão da identidade digital pessoal hoje necessária para quase todas as relações com as administrações públicas) está entretanto a levar todos a adoptar entretanto a Pec.
Mas mesmo que pudéssemos trocar documentação por e-mail certificado, é aconselhável preparar nossos documentos, mesmo os provisórios, observando alguns cuidados. Na transformação final de nossos textos, que na maioria das vezes serão escritos em formato Word (Office), procuramos configurar um PDF, formato muito utilizado para documentos que possuem alguma formalidade, o que não permite fácil manipulação.
A linha de defesa
Portanto, evitemos recorrer à simples prática de memorizar um arquivo do Word, ao qual podemos ter aposto uma assinatura inserindo sua digitalização no final do texto, usando a função de transformação de PDF contida diretamente no software Word. O resultado será um arquivo com texto que pode ser selecionado, copiado, substituído (e portanto manipulado) com muita facilidade.
Para dificultar um pouco a vida dos trapaceiros, vamos nos certificar de armazenar nosso documento em formato PDF ou criptografado e protegido por senha, ou pelo menos em formato não editável, ou seja, em um formato praticamente equivalente ao de uma fotografia com texto que não pode ser pode ser selecionado.
A solução mais simples e imediata é imprimir nosso texto e digitalizá-lo com nosso scanner, salvando-o diretamente em formato PDF não editável. Mas este documento será de má qualidade e provavelmente será reassinado e redigitalizado por outra pessoa com um produto final de qualidade ainda mais reduzida, insatisfatória, aliás incompatível com qualquer critério de autenticidade ou "pseudo-autenticidade".
Para garantir a integridade estética do nosso documento, teremos que tentar evitar as etapas talvez repetidas por um scanner. Para fazer isso, podemos usar programas pagos como o clássico Acrobat, a versão comercial do software gratuito Acrobat Reader. Mas com mais alguns passos simples podemos também recorrer a soluções gratuitas. Neste sentido, aconselhamos a evitar os muitos serviços via Web que permitem transmitir um arquivo Word e devolvê-lo no formato que precisamos: adicionar um canal de transmissão adicional a um documento desprotegido representa mais uma oportunidade de risco do que uma solução. Melhor fazer isso conosco.
Soluções possíveis
O método que recomendamos é recorrer a uma combinação de software gratuito que podemos baixar diretamente da Internet, ou talvez as versões gratuitas "trial" de programas pagos de domínio público, submetendo nosso arquivo Word a um passe duplo para gerar no final um Arquivo PDF que não pode ser editado ou editado em nenhum caso com dificuldade. O primeiro passo é abrir nosso arquivo do Word e armazená-lo diretamente no Word, escolhendo o formato PDF nas opções. O resultado será um arquivo PDF editável. Vamos transformá-lo em um arquivo de formato TIFF de várias páginas usando as versões gratuitas ou "teste" de um dos aplicativos oferecidos por software houses especializadas no gerenciamento e processamento de textos e imagens. Indicamos dois deles: Editor de PDF-XChange o Editor de PDF Foxit. Neste ponto, vamos transformar nosso arquivo TIFF novamente em PDF, desta vez não editável (porque é o resultado da conversão de uma imagem e não de um texto) usando um dos dois softwares que usamos na primeira etapa ou melhor ainda (para evitar qualquer hipótese de restaurar a versão editável) com outro software livre, o excelente IrfanView.
O jogo está feito. No entanto, tendo em mente o melhor caminho que podemos dar à nossa segurança, TI e além. Então vamos concluir, sem muita ansiedade mas em ritmo acelerado, nossa "transição" para as inevitáveis ferramentas de proteção e ajuda digital: Pec, Spid e assinatura digital.
