Trabalho inteligente, 56% das grandes empresas o praticam

Pouco mais de um ano após a aprovação da lei do Smart Working, o Smart Working continua a crescer na Itália, experimentando um verdadeiro boom entre as grandes empresas e começando a abrir caminho também nas Administrações Públicas. Em 2018, os Smart Workers - aqueles colaboradores que usufruem de flexibilidade e autonomia na escolha do horário e do local de trabalho, dispondo de ferramentas digitais adequadas para trabalhar em movimento - são agora 480 mil, um aumento de 20%, e são considerados os mais satisfeitos com os tradicionais trabalhadores tanto na organização do trabalho (39% contra 18%) como nas relações com colegas e superiores (40% contra 23%).

Mais de uma grande empresa em cada duas (56% da amostra) lançou projetos estruturados de Smart Working, adotando modelos de trabalho que introduzem flexibilidade de local e horário e promovendo a responsabilização pelos resultados (eram 36% há um ano). A estes, devemos acrescentar mais 2% que realizaram alguma iniciativa informal e 8% que planejam introduzir projetos no próximo ano, portanto, no geral, cerca de duas em cada três grandes empresas já estão experimentando alguma forma de Smart Working. Já entre as PMEs, o Smart Working está substancialmente estável em relação a 2017: 8% têm projetos estruturados e 16% informais. No entanto, ao contrário de outros tipos de organizações, ainda existe um elevado número de organizações que se declaram totalmente desinteressadas na introdução desta nova forma de trabalhar (38%).

A Administração Pública - após o primeiro impulso dado pela reforma Madia - está finalmente dando seus primeiros passos, mas ainda estamos no início da jornada. 8% dos órgãos públicos lançaram projetos estruturados de Smart Working (acima de 5% há um ano), 1% o fez informalmente, outros 8% estão planejando iniciativas no próximo ano. Mas a maioria ainda não mudou: em 36% das Administrações Públicas o Smart Working está ausente, mas provavelmente será introduzido, em 38% é incerto, 7% não está interessado.

Um ano após a aprovação da lei do Smart Work, seus efeitos são muito mais evidentes no setor público do que no setor privado. 82% das grandes empresas já haviam introduzido ou pensado em iniciar iniciativas de Smart Working antes da entrada em vigor da legislação e apenas para 17% era um estímulo para ativar projetos. Já na AP, até 60% das entidades com projetos de trabalho inteligente encontraram estímulo na lei e apenas 40% o haviam previsto anteriormente.

Esses são alguns dos resultados da pesquisa deObservatório Smart Working da Escola Politécnica de Gestão de milão, apresentado hoje no Bovisa Campus na conferência “Trabalho Inteligente: uma revolução que não pode ser parada”. “A pesquisa revela como no setor privado o Smart Working é um fenômeno imparável – declara Fiorella Crespi, Diretor do Observatório de Trabalho Inteligente-. O forte crescimento é perceptível nas grandes empresas. O Smart Working, por outro lado, está lutando para decolar entre as PMEs, onde permanece um núcleo duro de desinformação e resistência cultural, e na AP onde, apesar do esforço regulatório e dos prazos estabelecidos pela lei Madia, o smart working continua a ser um fenómeno de nicho. A publicação da lei do trabalho ágil teve em si um efeito promocional, mas, pelo menos no setor privado, os requisitos formais introduzidos pelos regulamentos de implementação correm o risco de contrabalançar o efeito positivo de um quadro regulamentar mais claro".

“Os potenciais benefícios econômicos e sociais da adoção de modelos de trabalho ágeis são enormes - Ele diz Mariano Corso, Diretor científico do Observatório Smart Working -. Pode-se estimar um aumento de produtividade de 15% por trabalhador, uma redução da taxa de absentismo de 20%, uma poupança de 30% nos custos de gestão de espaços físicos para aquelas iniciativas que conduzam a um repensar dos espaços de trabalho e a uma melhoria da vida profissional equilíbrio para cerca de 80% dos trabalhadores. Por isso, a revolução não deve parar, mas é necessário acelerar e promover a difusão das iniciativas nas várias organizações presentes na área".

PESQUISA

Os Trabalhadores Inteligentes

Em 2018, o número de trabalhadores ágeis na Itália chegou a 480 mil, o equivalente a 12,6% do total de pessoas empregadas que, com base no tipo de atividade de seu trabalho, poderiam fazer o Smart Working. São maioritariamente trabalhadores do sexo masculino (76%), pertencentes à Geração X (50% têm entre 38 e 58 anos) e residentes no Noroeste do país (48%).

Os Smart Workers estão mais satisfeitos com a forma como podem organizar o seu trabalho: 39% dos Smart Workers estão completamente satisfeitos, contra 18% dos outros trabalhadores. Os trabalhadores inteligentes também estão mais satisfeitos com o relacionamento com os colegas e seu gerente, 40% estão totalmente satisfeitos contra 23% dos outros trabalhadores.

Os principais motivos que levam os trabalhadores a aderir ao Smart Working estão ligados à esfera pessoal e à melhoria do bem-estar. Acima de tudo, para 46% dos trabalhadores existe a possibilidade de evitar o estresse durante as viagens home-office, depois para 43% a melhoria do equilíbrio entre vida privada e profissional. Seguem-se algumas consequências positivas na atividade laboral, como o aumento da qualidade dos resultados produzidos (41%), da eficiência (38%) e da motivação profissional (36%). Por último, a vontade de limitar o impacto ambiental, por exemplo não poluindo durante o trajeto casa-escritório (33%).

Grandes empresas 

Nas grandes empresas, o fenômeno do Smart Working é generalizado e seu impacto é cada vez mais evidente e difundido. É o que revela o inquérito a uma amostra de 183 empresas com mais de 250 trabalhadores. Em mais de uma em cada duas grandes empresas (56%) existem projetos estruturados de Smart Working: 16% delas estão em fase de teste de modelo e estão desenvolvendo um projeto piloto que na maioria dos casos dura cerca de 6 meses e envolve cerca de 14% do população corporativa; 44% estão em fase de extensão e participação a um público mais alargado e os restantes 40% dos projetos encontram-se em pleno funcionamento e envolvem todos os que possam ser incluídos na iniciativa. No entanto, continua a existir uma minoria substancial (13%) de realidades que não desenvolveram e não pretendem desenvolver iniciativas neste sentido ou que não sabem se o farão no futuro.

O modelo mais difundido entre as grandes empresas inclui apenas a possibilidade de trabalhar remotamente, opção adotada por 53% nas grandes empresas, enquanto os restantes 47% dos projetos estruturados combinam o trabalho remoto com iniciativas de repensar o espaço. No que diz respeito ao local de trabalho, porém, 45% da amostra de grandes empresas deixam às pessoas total autonomia e liberdade de escolha. As demais organizações preferem indicar os locais permitidos no projeto Smart Working: os mais comuns são a casa do trabalhador (80%), outros escritórios da empresa (74%), espaços de coworking (58%) e locais públicos (52%).

59% das grandes empresas introduziram novas tecnologias digitais para apoiar projetos de Smart Working, enquanto em 27% das empresas os Smart Workers já estavam equipados com as tecnologias necessárias. Quase um em cada quatro (23%) incentivou seus funcionários a usar dispositivos pessoais para ajustar as ferramentas da empresa disponíveis e 14% usaram ferramentas compartilhadas entre as pessoas. Apenas em alguns projetos é definido um orçamento para integração tecnológica (26%), enquanto na maioria dos casos não é previsto porque custos extras não são considerados necessários (13%) ou porque as iniciativas implementadas já estavam previstas nos planos de gestão de TI (22 %) ou porque o orçamento necessário será alocado de tempos em tempos com base nas necessidades (30%). Por fim, os 9% restantes não sabem se foi alocado um orçamento específico. Porém, a ausência de orçamento nem sempre indica falta de atenção ao tema tecnologia, pois é uma escolha que pode ser afetada pelo nível de maturidade do projeto.

A Administração Pública

O Observatório analisou uma amostra de 358 UCs com mais de dez funcionários, registrando um leve crescimento na difusão de projetos Smart Working em relação à última pesquisa: 8% que já iniciaram projetos estruturados (contra 5% em 2017), 1% tem ativaram iniciativas informais e outros 8% esperam projetos a partir do ano que vem. Oito em cada dez governos, no entanto, ainda estão parados: o 36% não ativaram nenhum projeto Smart Working mesmo que seja provável a sua introdução no futuro, 38% estão incertos e 6% não estão interessados. O principal obstáculo apontado é a dificuldade de aplicação da forma de trabalhar à própria realidade (49%). Outros obstáculos ao arranque de projetos, referidos por menos de 27% da amostra, incluem procedimentos burocráticos considerados demasiado complexos, conhecimento limitado das abordagens para a introdução do Smart Working, desconhecimento dos benefícios que podem ser obtidos e pouco digitalizados.

A maturidade das iniciativas também é limitada: a maioria dos projetos estruturados está em fase de testes (57%), enquanto apenas 20% estão sendo prorrogados e 23% em pleno funcionamento, mas diferentemente do setor privado, em alguns casos referentes ao cumprimento do objetivo definido pela diretiva Madia ou da meta prevista na fase de projeto. O modelo de Smart Working mais difundido nas UCs, adotado por 93% da amostra, contempla apenas a possibilidade de trabalho remoto, enquanto os 7% restantes contemplam também o repensar dos espaços. Cerca de uma em cada três APs (30%) permite que seus funcionários escolham livremente onde trabalhar, enquanto entre as administrações que indicam um local específico onde o trabalho em modo ágil é permitido, a casa do funcionário é a mais seguida por outros escritórios da empresa. instituição (73%). 45% das administrações integram as tecnologias disponíveis com novas ferramentas para permitir o trabalho inteligente, enquanto em 17% dos casos as ferramentas disponíveis já são adequadas, em 41% o uso de dispositivos pessoais para trabalho remoto é favorecido e 21% % da amostra usa ferramentas compartilhadas.

A Lei do Trabalho Inteligente 

Um ano após a entrada em vigor da lei do Smart Working, o Observatório analisou os efeitos da nova legislação como incentivo aos projetos do Smart Working. Na AP, entre os que lançaram projetos estruturados de Smart Working, até 60% o fizeram por estímulo da legislação, enquanto apenas 23% dos entes públicos já haviam planejado introduzir o Smart Working antes da evolução da legislação e da 17% introduziram o Smart Working antes da legislação. Entre as empresas, por outro lado, a situação é bem diferente: apenas 17% dos que fazem o Smart Working consideram a legislação um estímulo (mesmo percentual entre grandes e PMEs), enquanto 82% das grandes empresas e 76% das PMEs já haviam introduziu o pensamento de introduzir o Smart Working perante a lei. 

Entre as grandes empresas, apenas 6% consideram o impacto da lei positivo, 49% não indicam "nenhum impacto" e 45% identificam um impacto negativo em especial devido à complicação nos processos de transmissão de comunicação e na adaptação de acordos e políticas individuais. A AP está mais dividida sobre o assunto: 27% veem impacto positivo, 43% nenhum impacto, 30% negativo.

Pontos críticos e benefícios do Smart Working

Os benefícios do trabalho ágil não são apenas em termos de equilíbrio e satisfação individual, mas também em termos de desempenho das pessoas e da organização como um todo. Do ponto de vista organizacional, a pesquisa revela que o Smart Working ajuda a aumentar a produtividade em cerca de 15% e reduzir a taxa de absenteísmo em cerca de 20%. De acordo com um inquérito aos gestores da Smart Worker, esta forma de trabalhar tem um impacto muito positivo na responsabilidade pela obtenção de resultados (37% da amostra), na eficácia da coordenação (33%), na partilha de informação (32%), na motivação e satisfação no trabalho (32%) e a qualidade do trabalho realizado (31%). 30% dos gerentes, então, também registraram melhorias na produtividade, no gerenciamento de emergências e na autonomia durante o desempenho das atividades de trabalho. O único aspecto em que poucos gestores (11%) declaram ter impacto negativo é o compartilhamento de informações. Mas os benefícios passam também pela redução dos custos de gestão dos espaços físicos em termos de rendas, utilidades e manutenção, com 30% de economia em empresas que repensaram a estrutura dos espaços, e work-life balance, com pelo menos 80% dos funcionários em empresas com projetos Smart Working que conseguiram um melhor equilíbrio entre vida profissional e privada.

Entre as questões críticas de quem pratica o Smart Working, a mais frequente é a percepção de uma sensação de isolamento em relação à dinâmica do escritório (18%), seguida do maior esforço para planejar atividades e gerenciar emergências (16%). outras dificuldades estão relacionados a distrações externas, como o presença de outras pessoas no local de trabalho (14%), necessidade de interações frequentes pessoalmente (13%) e a eficácia limitada da comunicação e colaboração virtual (11%). Além disso, existem muito poucos Smarts Trabalhadores que encontram dificuldades no uso de tecnologias relacionadas ao trabalho inteligente. Uma boa porcentagem de trabalhadores ágeis (14%) não percebe nenhum problema crítico.