Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Como é preservado? O que acontece em caso de erro? E se o cliente não conseguir baixá-lo? Todas estas questões devem ser respondidas até 2019 de janeiro de XNUMX, dia em que se iniciará também a obrigatoriedade da faturação eletrónica entre particulares. Ajudar o oceano de números de IVA envolvidos na novidade – cerca de 5 milhões – a Receita Federal criou um guia com todas as informações úteis. Aqui está um resumo das etapas mais importantes.
COMO PREPARAR UMA FATURA ELETRÔNICA
A Receita Federal disponibiliza gratuitamente três tipos de programas para elaboração de notas fiscais eletrônicas:
- Um procedimento web que pode ser utilizado (também através de um intermediário) através do portal"Faturas e taxas”, que pode ser acessado inserindo as credenciais de Velocidade, o cartão de serviço nacional ou Fiscoline/Entratel. Este serviço permite a elaboração de fatura eletrónica em formato XML (obrigatório), mas também a visualização em PDF. Uma vez concluído o procedimento, o arquivo XML pode ser verificado novamente, modificado, salvo no computador e finalmente transmitido ao Exchange System (SdI).
- Um software que pode ser descarregado para o computador, mas que no entanto só permite preparar a fatura, porque trabalha offline. Neste caso, para enviar a fatura ao ES, é necessário abrir o portal “Fatture e Corrispettivi” e utilizar apenas a função “Transmissão”.
- "faturado“, um aplicativo para tablets e smartphones que pode ser baixado nas lojas Android o Apple. Permite-lhe preparar a fatura eletrónica e enviá-la para o ES.
Estes procedimentos destinam-se sobretudo a operadores que emitem um número limitado de facturas e utilizam habitualmente programas de processamento de texto ou modelos de papel pré-impressos. Como alternativa, é possível rastrear vários softwares privados online, que, no entanto, são pagos.
COMO ENVIAR A FATURA ELETRÔNICA AO CLIENTE
As faturas eletrónicas devem ser sempre enviadas aos clientes através do ES, caso contrário são consideradas não emitido.
O ficheiro XML da fatura eletrónica pode ser enviado para a SE através de vários canais.
Já falamos sobre os dois primeiros:
- O portal "Faturas e taxas” do site da Receita Federal.
- A aplicação "faturado".
A estes são adicionados:
- E-mail certificado (Pec), mediante envio do arquivo anexo para o endereço sdi01@pec.fatturapa.it.
- Um canal telemático (FTP ou Web Service) previamente ativado entre os servidores da empresa e o ES. Este procedimento é destinado a empresas altamente informatizadas que precisam transmitir um número muito grande de arquivos de notas fiscais eletrônicas.
Para enviar corretamente uma fatura eletrónica, é essencial que esta contenha o endereço eletrónico que o cliente comunicou ao fornecedor. Este endereço só pode ser:
- Um endereço Pec, neste caso será necessário preencher o campo “Código Destinatário” da fatura com o valor “0000000” (sete vezes zero) e o campo “Destinatário Pec” com o endereço Pec comunicado pelo cliente.
- Um código alfanumérico de 7 dígitos: neste caso apenas será necessário preencher o campo da fatura "Código do Destinatário" com o código comunicado pelo cliente.
FATURA ELETRÔNICA ERRADA: O "RECEBIMENTO REJEITADO"
O SE verifica a fatura e deita-a fora se detetar erros, enviando a quem enviou o ficheiro rejeitar recebimento, que contém uma breve descrição do erro cometido. Além disso, o recibo rejeitado também é arquivado na área autenticada "Consulta-Monitoramento de arquivos transmitidos" do portal "Faturas e taxas” da Receita Federal.
FATURA ELETRÔNICA CORRETA: O "COMUNICADO DE ENTREGA"
Se, por outro lado, a fatura eletrónica estiver correta, a ES entrega-a ao destinatário e envia a quem enviou o ficheiro um recibo de entrega com a data e hora exatas em que o documento foi enviado.
Também neste caso, é sempre disponibilizado um duplicado da fatura eletrónica tanto para o cliente como para o fornecedor nas respetivas áreas reservadas de “Consulta de dados relevantes para efeitos de IVA” do portal “Faturas e taxas”. Não é um detalhe: a segunda via da nota fiscal eletrônica tem o mesmo valor legal do arquivo da nota fiscal original.
FATURA ELETRÔNICA CORRETA: O "RECEBIMENTO DE IMPOSSIBILIDADE DE ENTREGA"
Se a fatura foi enviada corretamente, mas não foi entregue devido a problemas técnicos do destinatário, o sistema envia a quem enviou o arquivo um recibo de impossibilidade de entrega.
Neste caso, a fatura considera-se emitida para o fornecedor mas ainda não foi definitivamente recebida para efeitos fiscais pelo cliente. Por este motivo, quem emitiu a fatura deve comunicar ao cliente que pode descarregar o duplicado do documento na área reservada de “Consulta de dados relevantes para efeitos de IVA” do portal “Faturas e taxas”. A data efetiva de dedutibilidade do IVA, para o cliente, será contada a partir do momento da visualização/download da fatura.
COMO SÃO CONSERVADAS AS FATURAS ELETRÔNICAS
Toda fatura eletrônica deve ser mantida em formato digital e a obrigação vale tanto para quem a emite quanto para quem a recebe. Porém, não basta manter o arquivo na memória do computador: deve-se seguir um processo tecnicamente regulamentado por lei.
Vários operadores privados certificados oferecem o serviço de armazenamento eletrónico legalmente conforme, mas para quem não quer gastar dinheiro, a Receita Federal oferece um serviço gratuito que pode ser acedido sempre a partir da área reservada do portal”Faturas e taxas".
