Comment émettre une facture électronique ? Comment est-il conservé ? Que se passe-t-il en cas d'erreur ? Que faire si le client ne peut pas le télécharger ? Toutes ces questions doivent être répondues d'ici le 2019er janvier XNUMX, jour où débutera également l'obligation de facturation électronique entre particuliers. Aider l'océan des numéros de TVA impliqués dans la nouveauté – environ 5 millions – l'Agence du revenu a créé un guide avec toutes les informations utiles. Voici un résumé des étapes les plus importantes.
COMMENT PRÉPARER UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE
L'Agence du Revenu met gratuitement à disposition trois types de programmes pour l'établissement de factures électroniques :
- Une procédure Web qui peut être utilisée (également par un intermédiaire) via le portail "Factures et frais”, accessible en entrant les informations d'identification de SPIDle Carte nationale de service ou Fisconline/Entratel. Ce service vous permet de préparer une facture électronique au format XML (obligatoire), mais aussi de la visualiser en Pdf. Une fois la procédure terminée, le fichier XML peut être à nouveau vérifié, modifié, enregistré sur l'ordinateur et enfin transmis au système d'échange (SdI).
- Un logiciel téléchargeable sur l'ordinateur, qui ne permet cependant que d'établir la facture, car vous travaillez hors ligne. Dans ce cas, pour envoyer la facture à l'ES, vous devez ouvrir le portail "Fatture e Corrispettivi" et utiliser uniquement la fonction "Transmission".
- "Fattures», une application pour tablettes et smartphones téléchargeable depuis les stores Android o Apple. Il vous permet de préparer la facture électronique et de l'envoyer au SE.
Ces procédures s'adressent notamment aux opérateurs qui émettent un petit nombre de factures et utilisent généralement des programmes de traitement de texte ou des modèles papier pré-imprimés. Alternativement, il est possible de retrouver divers logiciels privés en ligne, qui sont cependant bien sûr payants.
COMMENT ENVOYER UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE AU CLIENT
Les factures électroniques doivent toujours être envoyées aux clients via l'ES, sinon elles sont considérées comme non délivré.
Le fichier XML de la facture électronique peut être envoyé au SE par différents canaux.
Nous avons déjà parlé des deux premiers :
- Le portail "Factures et frais» du site Web de l'Agence du revenu.
- L'application "Fattures" .
A ceux-ci s'ajoutent :
- E-mail certifié (Pec), en envoyant le fichier joint à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it.
- Une chaîne télématique (Ftp ou Web Service) préalablement activé entre les serveurs de l'entreprise et l'ES. Cette procédure s'adresse aux entreprises fortement informatisées qui doivent transmettre un très grand nombre de fichiers de factures électroniques.
Pour envoyer correctement une facture électronique, il est indispensable qu'elle contienne l'adresse électronique que le client a communiquée au fournisseur. Cette adresse ne peut être que :
- Une adresse Pec, dans ce cas il faudra renseigner le champ facture « Code Destinataire » avec la valeur « 0000000 » (sept fois zéro) et le champ « Destinataire Pec » avec l'adresse Pec communiquée par le client.
- Un code alphanumérique à 7 chiffres : dans ce cas il suffira de renseigner le champ « Code destinataire » de la facture avec le code communiqué par le client.
FAUSSE FACTURE ÉLECTRONIQUE : LE "REJET DE REÇU"
Le SE vérifie la facture et la jette s'il détecte des erreurs, en envoyant à la personne qui a envoyé le fichier un rejeter le reçu, qui contient une brève description de l'erreur commise. Par ailleurs, le récépissé rejeté est également archivé dans l'espace authentifié « Consultation-Suivi des dossiers transmis » du portail »Factures et frais» de l'Agence du revenu.
FACTURE ÉLECTRONIQUE CORRECTE : LE "REÇU DE LIVRAISON"
Si, par contre, la facture électronique est correcte, le SE la remet au destinataire et envoie à la personne qui a envoyé le fichier un bon de livraison avec la date et l'heure exactes d'envoi du document.
Dans ce cas également, un duplicata de la facture électronique est toujours mis à la disposition du client et du fournisseur dans leurs zones réservées de "Consultation des données pertinentes à des fins de TVA" du portail "Factures et frais”. Ce n'est pas un détail : le duplicata de la facture électronique a la même valeur juridique que le fichier facture d'origine.
FACTURE ÉLECTRONIQUE CORRECTE : LA « RÉCEPTION D'IMPOSSIBILITÉ DE LIVRAISON »
Si la facture a été envoyée correctement mais n'est pas livrée en raison de problèmes techniques affectant le destinataire, le système envoie à la personne qui a envoyé le fichier un réception d'impossibilité de livraison.
Dans ce cas, la facture est réputée émise pour le fournisseur mais non encore définitivement reçue fiscalement par le client. Pour cette raison, celui qui a émis la facture doit informer le client qu'il peut télécharger le document en double dans la zone réservée de "Consultation des données pertinentes à des fins de TVA" du portail "Factures et frais”. La date effective de déductibilité de la TVA, pour le client, commencera à partir du moment où la facture est affichée/téléchargée.
COMMENT SONT TENUES LES FACTURES ÉLECTRONIQUES
Toute facture électronique doit être conservée au format numérique et l'obligation s'applique tant à ceux qui l'émettent qu'à ceux qui la reçoivent. Cependant, il ne suffit pas de conserver le dossier dans la mémoire de l'ordinateur : il faut suivre un processus techniquement réglementé par la loi.
Plusieurs opérateurs privés certifiés proposent le service de stockage électronique conforme à la loi, mais pour ceux qui ne veulent pas dépenser d'argent, l'Agence du revenu propose un service gratuit accessible à tout moment depuis la zone réservée du portail "Factures et frais ».
