La diffusion des nouvelles technologies dans les organisations productives a posé le problème de la légitimité de l'utilisation d'équipements susceptibles d'être utilisés à des fins de contrôle à distance des travailleurs et capables de mémoriser et de combiner une grande quantité d'informations sur leur vie et leurs habitudes de travail.
Comme on le sait, l'un des décrets délégués du Jobs Act est intervenu en la matière, réécrivant l'art. 4 du Statut des travailleurs sur la réglementation des télécommandes des travailleurs afin de ne pas pénaliser l'utilisation des nouveaux outils technologiques et, en même temps, de pouvoir offrir une protection renouvelée à la vie privée et à la dignité personnelle, en prévoyant une coordination nécessaire avec le Code de confidentialité.
En particulier le nouvel art. 4 du Statut des Travailleurs :
- élimine l'interdiction générale de contrôle à distance des travailleurs. De plus, les contrôles ne sont autorisés qu'aux fins prédéterminées par la loi : ce qui conduit à exclure la légitimité de l'utilisation d'équipements dont le but est de permettre des contrôles à distance sur les travailleurs.
- tout en simplifiant l'ancienne procédure de concertation-autorisation, maintient la possibilité d'installer de tels équipements uniquement pour des télécommandes défensives, c'est-à-dire pour des besoins avérés d'organisation et de production, de sécurité au travail et de protection des biens de l'entreprise.
- exclut de la procédure de concertation-autorisation, ainsi que des finalités prédéterminées, l'utilisation des outils nécessaires à l'exécution de la prestation de travail (outils dits de travail tels que tablettes et smartphones) lorsque la possibilité de contrôle leur est strictement inhérente, ainsi que la mise en place d'outils d'accès et d'enregistrement de présence (badge).
- permet l'utilisation des données collectées par le biais de contrôles involontaires ainsi que celles relatives aux outils de travail et aux registres de présence à toutes fins liées à la relation de travail, à condition que le travailleur reçoive une information adéquate sur les modalités d'utilisation des outils et d'exécution des contrôles, en respect des dispositions du Code de la vie privée.
La possibilité d'utiliser les données fournies par les outils technologiques (pour le travail et non) à toutes fins liées à la relation de travail est donc subordonnée, dans le cadre de l'art. 4 du Statut des travailleurs, d'informer le travailleur sur les modalités d'utilisation des outils et d'effectuer des contrôles et de respecter le code de la vie privée (décret législatif 196/2003).
Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée à l'utilisation des données biométriques, c'est-à-dire des données concernant des caractéristiques biologiques (telles que les empreintes digitales, la structure veineuse de la main ou des doigts, la structure vasculaire de la rétine, la forme de l'iris) ou comportementales (telles que la dynamique de la signature, le type de démarche, le timbre de la voix) d'une personne et permettent son identification unique.
Il s'agit d'informations sensibles qui dénotent une relation étroite entre le corps et l'identité d'un sujet et qui ont donc nécessité une disposition spécifique du Garant de la confidentialité (12 novembre 2014) avec l'adoption de lignes directrices sur le traitement des données biométriques .
D'après la disposition du Garant, il est clair que l'utilisation généralisée et aveugle des données biométriques ne peut être considérée comme licite, même si elle est fonctionnelle pour des besoins de sécurité sommaires ou à des fins administratives. L'installation d'équipements technologiques de détection, par exemple de l'image de l'iris ou de la rétine, n'est autorisée que pour surveiller l'accès aux "zones sensibles", compte tenu de la nature des activités exercées (telles que des processus de production dangereux ou des zones sujettes au secret industriel) ou à la protection du patrimoine (telles que les salles de garde de documents confidentiels ou d'objets de valeur) ou à n'autoriser l'utilisation d'équipements et de machines dangereuses qu'à des personnes qualifiées ; l'empreinte digitale ou l'émission vocale peuvent servir à l'authentification informatique (accès aux bases de données ou aux PC de l'entreprise), la signature graphométrique à la signature de documents informatiques.
Dans les cas où il est autorisé, le traitement des données biométriques nécessite toujours une protection renforcée de la vie privée, pour laquelle le principe de nécessité doit d'abord s'appliquer : les systèmes d'information et les programmes informatiques doivent donc être configurés en minimisant l'utilisation des données personnelles et des données d'identification.
Avant de procéder à l'utilisation d'un système biométrique, il est donc nécessaire d'évaluer si les mêmes finalités peuvent être poursuivies par le biais de données anonymes ou par le biais du système biométrique, mais de manière à permettre l'identification du travailleur uniquement en cas de besoin .
En ce qui concerne par contre l'utilisation d'un système biométrique pour le contrôle de l'activité de travail conformément à l'art. 4 du Statut des travailleurs, il faudra distinguer les systèmes biométriques fonctionnels pour rendre le travail ou permettre l'accès à des zones particulières de l'entreprise, soumis au règlement de la procédure de concertation-autorisation, des simples accessoires de l'instrumentation nécessaires pour effectuer le travail.
Dans les deux cas, les entreprises seront en tout état de cause tenues de respecter les garanties de confidentialité, ainsi que d'informer au préalable les travailleurs des caractéristiques de l'appareil et des modalités d'utilisation relatives, ainsi que de l'exécution des contrôles et des possibilité d'utiliser les informations acquises pour des mesures disciplinaires si une violation des obligations découlant du contrat de travail est identifiée.
