Tema licitațiilor între companii private și agenții a fost întotdeauna în centrul atenției sistemului de comunicare. De asemenea, pentru Relații Publice este o bună practică să aveți indicații clare pentru desfășurarea corectă a unei licitații. Pentru a da mai multe indicii sigure de bun comportament în această chestiune UPA și Assorel au întocmit un document care prevede Orientări pentru o desfășurare corectă și transparentă a procesului de selecție a Agentiilor de catre clienti cu ocazia unei licitatii.
Consultarea este, în opinia ambelor Asociații, cea mai profitabilă modalitate de a începe selecția unei agenții de PR. Dacă, în schimb, din motive de firmă, trebuie să se desfășoare o licitație, este de bună practică să existe indicații pentru executarea corectă a acesteia. Pentru a răspunde acestei necesități, Asociațiile de Firme și Agenții de PR, UPA și Assorel, au decis să realizeze un singur document comun de referință: acestea nu sunt indicații obligatorii, întrucât acest tip de licitații se desfășoară între persoane fizice, ci principii împărtășite între Clienți. și Agenții.
Principalele puncte ale documentului se referă la:
numărul ideal de participanți la licitație (3 agenții plus cea care iese),
· o indicație a agențiilor invitate să participe cu un brief care este același pentru toți și cât mai exhaustiv posibil,
· metodele și criteriile de evaluare a proiectelor prezentate care ar trebui anticipate de către Client, precum și indicarea Echipei Agenției care va lucra la proiect,
timpii de prezentare care trebuie să fie în concordanță cu caracteristicile proiectului însuși,
· în plus, angajamentul și complexitatea proiectului fac recomandabil să se definească o rambursare a cheltuielilor pe o bază forfetară care să fie aceeași pentru toată lumea.
Cu aceste „Orientări” ne-am dorit să stabilim o relație care să beneficieze de calitatea muncii și de rezultate pentru ambele părți.
