Cum emiteți o factură electronică? Cum se păstrează? Ce se întâmplă în cazul unei erori? Ce se întâmplă dacă clientul nu îl poate descărca? La toate aceste întrebări trebuie să se răspundă până la 2019 ianuarie XNUMX, zi în care va începe și obligația de facturare electronică între persoane fizice. A ajuta oceanul de numere de TVA implicate în noutate – aproximativ 5 milioane – Agenția de Venituri a creat un ghid cu toate informațiile utile. Iată un rezumat al celor mai importanți pași.
CUM SE PREGĂTEȘTE O FACTURA ELECTRONICĂ
Agenția de Venituri pune la dispoziție gratuit trei tipuri de programe pentru întocmirea facturilor electronice:
- O procedură web care poate fi utilizată (și printr-un intermediar) prin intermediul portalului "Facturi și taxe”, care poate fi accesat prin introducerea acreditărilor de Spid, Din Cardul de serviciu național sau Fisconline/Entratel. Acest serviciu vă permite să pregătiți o factură electronică în format XML (ceea ce este obligatoriu), dar și să o vizualizați în Pdf. Odată finalizată procedura, fișierul XML poate fi verificat din nou, modificat, salvat pe computer și, în final, transmis către Exchange System (SdI).
- Un software care poate fi descărcat pe computer, care însă îți permite doar să întocmești factura, deoarece lucrezi offline. În acest caz, pentru a trimite factura către ES, trebuie să deschideți portalul „Fatture e Corrispettivi” și să utilizați doar funcția „Transmisie”.
- facturat“, o aplicație pentru tablete și smartphone-uri care poate fi descărcată din magazine Android o Apple. Vă permite să pregătiți factura electronică și să o trimiteți către ES.
Aceste proceduri se adresează în special operatorilor care emit un număr mic de facturi și folosesc de obicei programe de procesare de text sau șabloane de hârtie pretipărite. Alternativ, este posibil să urmăriți online diverse software-uri private, care, desigur, sunt plătite.
CUM SE TRIMITE CLIENTULUI O FACTURA ELECTRONICĂ
Facturile electronice trebuie întotdeauna trimise clienților prin intermediul ES, altfel sunt luate în considerare neemis.
Fișierul XML al facturii electronice poate fi trimis către ES prin diverse canale.
Am vorbit deja despre primele două:
- Portalul "Facturi și taxe” de pe site-ul Agenției de Venituri.
- Aplicația "facturat".
La acestea se adauga:
- E-mail certificat (Pec), prin trimiterea fisierului atasat la adresa sdi01@pec.fatturapa.it.
- Un canal telematic (FTP sau Web Service) activate anterior între serverele companiei și ES. Această procedură se adresează companiilor foarte informatizate care au nevoie să transmită un număr foarte mare de fișiere electronice de factură.
Pentru a trimite corect o factură electronică, este esențial ca aceasta să conțină adresa electronică pe care clientul a comunicat-o furnizorului. Această adresă poate fi doar:
- O adresă Pec, în acest caz va fi necesar să completați câmpul de factură „Cod Destinatar” cu valoarea „0000000” (de șapte ori zero) și câmpul „Destinatar Pec” cu adresa Pec comunicată de client.
- Un cod alfanumeric din 7 cifre: in acest caz va fi necesara doar completarea campului de factura "Cod Destinatar" cu codul comunicat de client.
FACTURA ELECTRONICĂ GREȘITĂ: „CHITANȚA DE RESPINGERE”
ES verifică factura și o aruncă dacă detectează erori, trimițând persoanei care a trimis dosarul un respinge primirea, care conține o scurtă descriere a erorii comise. De asemenea, chitanța respinsă se arhivează și în zona autentificată „Consultare-Monitorizare fișiere transmise” a portalului „Facturi și taxe” al Agenției de Venituri.
FACTURA ELECTRONICĂ CORECTĂ: „CHITANȚA DE LIVRARE”
Dacă, pe de altă parte, factura electronică este corectă, SE o predă destinatarului și trimite celui care a trimis dosarul un bon de livrare cu data și ora exactă la care a fost trimis documentul.
De asemenea, în acest caz, un duplicat al facturii electronice este întotdeauna pus la dispoziția clientului și furnizorului în zonele lor rezervate din „Consultare date relevante în scopuri de TVA” a portalului „Facturi și taxe”. Nu este un detaliu: factura electronică duplicată are aceeași valoare legală ca și fișierul original al facturii.
FACTURA ELECTRONICĂ CORECTĂ: „PRIMITEREA IMPOSIBILITĂȚII DE LIVRARE”
Dacă factura a fost trimisă corect, dar nu este livrată din cauza unor probleme tehnice care afectează destinatarul, sistemul trimite persoanei care a trimis dosarul un primirea imposibilității livrării.
În acest caz, factura este considerată emisă pentru furnizor, dar încă neprimită definitiv în scopuri fiscale de către client. Din acest motiv, oricine a emis factura trebuie să notifice clientul că poate descărca documentul duplicat în zona rezervată „Consultarea datelor relevante în scopuri de TVA” a portalului „Facturi și taxe”. Data efectivă a deductibilității TVA, pentru client, va începe din momentul afișării/descărcării facturii.
CUM SUNT PĂSTRATE FACTURILE ELECTRONICE
Fiecare factură electronică trebuie păstrată în format digital iar obligația se aplică atât celor care o emit, cât și celor care o primesc. Nu este însă suficient să păstrezi fișierul în memoria computerului: trebuie urmat un proces reglementat tehnic de lege.
Mai mulți operatori privați atestați oferă serviciul de stocare electronică conform legii, dar pentru cei care nu vor să cheltuiască banii, Agenția de Venituri oferă un serviciu gratuit care poate fi accesat oricând din zona rezervată a portalului”Facturi și taxe".
