Documentele originale devin tot mai virtuale. Principalul protagonist este formatul PDF. În locul semnăturii fizice, plasată în fața interlocutorului nostru cu un pix pe o foaie de hârtie, se schimbă ciorne și se returnează copii pseudo-originale prin Web și e-mail. O soluție cu siguranță convenabilă, accelerată de frânele deplasărilor și întâlnirilor personale impuse de pandemie. O soluție sigură pentru integritatea și protecția documentelor noastre? Deloc. Pentru a ne proteja pe cât posibil de contrafacere și escrocherii aferente, schimbul electronic de documentație trebuie să se facă cu grijă, conștient de riscuri și precauții operaționale aferente. Să vedem de ce și cum să încercăm să remediați problema.
Soluția ideală
Identitate digitală, e-mail certificat, semnătură electronică, documente criptate, PDF-uri protejate cu un algoritm avansat. Nu lipsesc armele care să garanteze securitatea aproape absolută în schimbul și conservarea documentelor. Între profesioniști toate acestea au devenit obișnuite, obligatorii, inevitabile. La fel se întâmplă, oarecum încet, în relația dintre cetățean și administrația publică. Dar acest lucru, din păcate, nu se întâmplă, în marea majoritate a cazurilor, în relațiile dintre cetățeni. În multe, multe, situații. Să luăm un exemplu dintre multe: adunările de condominiu, care din cauza Covid au loc în principal electronic. Suntem siguri că procesele-verbale care dau seama de hotărârile adunării sunt întotdeauna întocmite în cel mai corect mod pentru a garanta securitatea și deplina regularitate legală a acestora? De foarte multe ori nu este cazul.
Riscurile documentului electronic
În primul rând o premisă care în realitate se referă și la documente întocmite într-o formă complet tradițională, completate cu semnături originale olografe. Cu ajutorul tehnologiilor electronice și aplicațiilor fotografice totul poate fi manipulat. Dar una este să intervii asupra unui text scris de mână original (cea mai sigură soluție, chiar dacă deocamdată total depășită) și alta este manipularea, întotdeauna destul de ușoară, a unui document scris cu caracterele unui computer sau chiar al unui vechi. masina de scris, mai ales daca nu este semnata direct cu stilou in original. Un scanner, un software de recunoaștere optică sau un program de procesare a imaginilor PDF cu funcțiile corespunzătoare (se găsesc și pe Web gratuit) și înșelătoria se face, fără să fie nevoie măcar să fie deosebit de priceput cu aceste lucruri.
Desigur, dacă documentul este păstrat undeva într-o copie originală cu semnăturile aplicate direct cu un pix, există loc bun pentru contestarea oricăror manipulări, expunând copia originală cu posibilul confort al unei opinii de specialitate. Dar dacă documentul „original” este rezultatul unui schimb repetat de ciorne între interlocutori, care poate și-au aplicat semnăturile în etape succesive prin simpla lipire a unei semnături scanate (este cazul, pentru a reveni la exemplul adunării de condominiu, a unui proces-verbal schimbat în proiect între președintele desemnat pentru adunare, secretar și administratorul condominiului) actul final nu va avea nicio garanție de securitate și conform reglementărilor nu poate fi considerat original în sine.
Securitate, minim de făcut
exemplul nostru despre ansamblul condominiului poate fi ușor tradus în multe sarcini și situații. Cum putem asigura o garanție minimă, așa cum înseamnă cetățeni care sunt prost echipați și încă neobișnuiți cu „profesionalitatea”? Dacă suntem forțați, totuși, nu vrem să renunțăm la schimbul de ciorne ale unui document care să fie transformat într-un PDF „final” prin e-mail, adoptăm măcar câteva măsuri de precauție pentru a face orice manipulări cu siguranță nu imposibile dar cel puțin mai mult. dificil. Mai jos indicăm o cale de operare destul de simplă, care poate fi o referință utilă.
Principalul criteriu de adoptat? PDF-ul nostru final trebuie să fie „urmărit” pentru a dovedi, dacă este necesar, autenticitatea sau eventuala sa falsificare. Cea mai bună modalitate, care constituie deja o bună garanție, este să adoptăm cel puțin PEC-ul (posta electronică certificată) în schimbul nostru de e-mail, pe care un număr bun de cetățeni îl au deja în orice caz: profesioniști pentru că aceasta constituie o obligație de reglementare, cetățeni de rând pentru că providențiala difuzare forțată a Spid (procedura electronică de gestionare a identității digitale personale acum necesară aproape tuturor relațiilor cu administrațiile publice) împinge între timp pe toată lumea să adopte Pec-ul între timp.
Dar chiar dacă am putut face schimb de documentație prin e-mail certificat, este indicat să ne pregătim documentele, chiar și cele provizorii, respectând unele precauții. În transformarea finală a textelor noastre, care în cele mai multe cazuri vor fi scrise în format Word (Office), încercăm să punem la punct un PDF, format utilizat pe scară largă pentru documentele care au o oarecare formalitate, care nu permite o manipulare ușoară.
Linia de apărare
Așadar, să evităm să recurgem la simpla practică de a memora un fișier Word, căruia este posibil să fi aplicat o semnătură inserând scanarea acestuia la sfârșitul textului, folosind funcția de transformare PDF conținută direct în software-ul Word. Rezultatul va fi un fișier cu text care poate fi selectat, copiat, înlocuit (și, prin urmare, manipulat) cu mare ușurință.
Pentru a îngreuna puțin viața trișorilor să ne asigurăm că stocăm documentul nostru în format PDF sau criptat și protejat cu parolă, sau cel puțin în format needitabil, adică într-un format practic echivalent cu cel al unei fotografii cu text care nu poate fi poate fi selectat.
Cea mai simplă și imediată soluție este să ne imprimăm textul și să îl scanăm cu scanerul nostru, stocându-l direct în format PDF needitabil. Însă acest document va fi de proastă calitate și va fi probabil resemnat și rescanat de altcineva cu un produs final de calitate și mai redusă, nesatisfăcător, în plus, incompatibil cu orice criteriu de autenticitate sau „pseudo-autenticitate”.
Pentru a garanta integritatea estetică a documentului nostru, va trebui, așadar, să încercăm să evităm pașii repetați poate de un scaner. Pentru a face acest lucru putem folosi programe plătite precum Acrobat clasic, versiunea comercială a software-ului gratuit Acrobat Reader. Dar cu câțiva pași simpli mai putem recurge și la soluții gratuite. În acest sens, vă sfătuim să evitați numeroasele servicii prin Web care vă permit să transmiteți un fișier Word și să îl returnați în formatul de care avem nevoie: adăugarea unui canal de transmisie suplimentar la un document neprotejat reprezintă o oportunitate de risc suplimentară, mai degrabă decât o soluţie. Mai bine fă-o cu noi.
Solutii posibile
Metoda pe care o recomandăm este să apelăm la o combinație de software gratuit pe care îl putem descărca direct de pe Internet, sau poate versiunile gratuite „de probă” ale programelor plătite din domeniul public, supunând fișierul nostru Word la o trecere dublă pentru a genera la final un Fișier PDF care nu poate fi editat sau editat în niciun caz cu dificultate. Primul pas este să deschidem fișierul nostru Word și să-l stocăm direct în Word, alegând formatul PDF din opțiuni. Rezultatul va fi un fișier PDF editabil. Îl vom transforma într-un fișier în format TIFF cu mai multe pagini folosind versiunile gratuite sau „de probă” ale uneia dintre aplicațiile oferite de casele de software specializate în gestionarea și prelucrarea textelor și imaginilor. Indicăm două dintre ele: Editor PDF-XChange o Editor Foxit Pdf. În acest moment ne vom transforma din nou fișierul TIFF într-un PDF, de data aceasta needitabil (deoarece este rezultatul conversiei unei imagini și nu a unui text) folosind unul dintre cele două programe pe care le-am folosit pentru primul pas sau chiar mai bine (pentru a evita orice ipoteză de restaurare a versiunii editabile) cu un alt software gratuit, cel excelent IrfanView.
Jocul este gata. Cu toate acestea, ținând cont de cea mai bună cale pe care o putem oferi securității noastre, IT și nu numai. Asa ca sa finalizam, fara prea multa anxietate dar intr-un ritm rapid, „tranzitia” noastra catre inevitabilele instrumente de protectie digitala si ajutor: Pec, Spid si semnatura digitala.
