Wie stellen Sie eine elektronische Rechnung aus? Wie wird es konserviert? Was passiert im Fehlerfall? Was ist, wenn der Kunde es nicht herunterladen kann? All diese Fragen müssen bis zum 2019. Januar XNUMX beantwortet werden, dem Tag, an dem die elektronische Rechnungspflicht auch zwischen Privatpersonen beginnt. Helfen das Meer der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die an der Neuheit beteiligt sind – etwa 5 Millionen – hat die Revenue Agency einen Leitfaden mit allen nützlichen Informationen erstellt. Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Schritte.
SO ERSTELLEN SIE EINE ELEKTRONISCHE RECHNUNG
Die Agentur der Einnahmen stellt kostenlos drei Arten von Programmen zur Erstellung elektronischer Rechnungen zur Verfügung:
- Ein Webverfahren, das (auch über einen Vermittler) über das Portal "Rechnungen und Gebühren“, auf die durch Eingabe der Anmeldeinformationen von zugegriffen werden kann Spinneder Nationaldienstkarte oder Fisconline/Entratel. Mit diesem Dienst können Sie eine elektronische Rechnung im XML-Format (obligatorisch) erstellen, aber auch im PDF-Format anzeigen. Nach Abschluss des Vorgangs kann die XML-Datei erneut geprüft, modifiziert, auf dem Rechner gespeichert und schließlich an das Börsensystem (SdI) übermittelt werden.
- Eine Software, die auf den Computer heruntergeladen werden kann, mit der Sie jedoch nur die Rechnung erstellen können, da Sie offline arbeiten. In diesem Fall müssen Sie zum Senden der Rechnung an die EU das Portal „Fatture e Corrispettivi“ öffnen und nur die Funktion „Übermittlung“ verwenden.
- "Fetturae“, eine App für Tablets und Smartphones, die in den Stores heruntergeladen werden kann Android o Apple. Damit können Sie die elektronische Rechnung vorbereiten und an die ES senden.
Diese Verfahren richten sich insbesondere an Betreiber, die eine kleine Anzahl von Rechnungen ausstellen und normalerweise Textverarbeitungsprogramme oder vorgedruckte Papiervorlagen verwenden. Alternativ ist es möglich, diverse private Software online aufzuspüren, die allerdings natürlich kostenpflichtig ist.
SO SENDEN SIE EINE ELEKTRONISCHE RECHNUNG AN DEN KUNDEN
Elektronische Rechnungen müssen immer über die EU an Kunden gesendet werden, ansonsten werden sie berücksichtigt nicht ausgegeben.
Die XML-Datei der elektronischen Rechnung kann über verschiedene Kanäle an die EU gesendet werden.
Über die ersten beiden haben wir bereits gesprochen:
- Das Portal "Rechnungen und Gebühren“ auf der Website der Einnahmenagentur.
- Die App "Fetturae".
Dazu kommen:
- Zertifizierte E-Mail (Pec), indem Sie die angehängte Datei an die Adresse senden sdi01@pec.fatturapa.it.
- Ein Telematikkanal (fTP oder Web Service) zuvor zwischen den Servern des Unternehmens und der ES aktiviert wurden. Dieses Verfahren richtet sich an stark computerisierte Unternehmen, die sehr viele elektronische Rechnungsdateien übermitteln müssen.
Für den korrekten Versand einer elektronischen Rechnung ist es unerlässlich, dass diese die elektronische Adresse enthält, die der Kunde dem Lieferanten mitgeteilt hat. Diese Adresse kann nur sein:
- Eine Pec-Adresse, in diesem Fall muss das Rechnungsfeld „Recipient Code“ mit dem Wert „0000000“ (sieben mal Null) und das Feld „Pec Recipient“ mit der vom Kunden mitgeteilten Pec-Adresse ausgefüllt werden.
- Ein 7-stelliger alphanumerischer Code: In diesem Fall muss nur das Rechnungsfeld „Empfängercode“ mit dem vom Kunden mitgeteilten Code ausgefüllt werden.
FALSCHE ELEKTRONISCHE RECHNUNG: DER „ABWEISUNGSBESCHEIN“
Die ES prüft die Rechnung und wirft sie weg, wenn sie Fehler feststellt, und sendet die Person, die die Datei gesendet hat, a Empfang ablehnen, die eine kurze Beschreibung des begangenen Fehlers enthält. Darüber hinaus wird die abgelehnte Quittung auch im authentifizierten Bereich „Konsultation-Überwachung übermittelter Dateien“ des Portals „Rechnungen und Gebühren“ der Einnahmenagentur.
RICHTIGE ELEKTRONISCHE RECHNUNG: DER „LIEFERBESCHEIN“
Ist die elektronische Rechnung hingegen korrekt, stellt die EU sie dem Adressaten zu und schickt der Person, die die Datei gesendet hat, a Lieferschein mit dem genauen Datum und der Uhrzeit, zu der das Dokument gesendet wurde.
Auch in diesem Fall wird sowohl dem Kunden als auch dem Lieferanten immer ein Duplikat der elektronischen Rechnung in ihren reservierten Bereichen "Relevante Datenabfrage für Mehrwertsteuerzwecke" des Portals "Rechnungen und Gebühren“. Es ist kein Detail: Das Duplikat der elektronischen Rechnung hat den gleichen rechtlichen Wert wie die ursprüngliche Rechnungsdatei.
KORREKTE ELEKTRONISCHE RECHNUNG: DER „EMPFANG BEI LIEFERUNMÖGLICHKEIT“
Wenn die Rechnung korrekt versendet wurde, aber aufgrund technischer Probleme beim Empfänger nicht zugestellt wird, sendet das System dem Absender der Datei a Eingang der Unmöglichkeit der Lieferung.
Die Rechnung gilt in diesem Fall als für den Lieferanten ausgestellt, steuerlich aber noch nicht endgültig beim Kunden eingegangen. Aus diesem Grund muss derjenige, der die Rechnung ausgestellt hat, den Kunden darüber informieren, dass er das Duplikat des Dokuments im reservierten Bereich „Konsultation der relevanten Daten für Mehrwertsteuerzwecke“ des Portals herunterladen kann.Rechnungen und Gebühren“. Das Wirksamkeitsdatum der Mehrwertsteuerabzugsfähigkeit für den Kunden beginnt mit dem Anzeigen/Herunterladen der Rechnung.
WIE WERDEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN AUFBEWAHRT?
Jede elektronische Rechnung muss in digitaler Form aufbewahrt werden, und die Verpflichtung gilt sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger. Es reicht jedoch nicht aus, die Datei im Speicher des Computers zu halten: Es muss ein gesetzlich geregelter Prozess eingehalten werden.
Mehrere zertifizierte private Betreiber bieten den gesetzeskonformen elektronischen Speicherservice an, aber für diejenigen, die kein Geld ausgeben möchten, bietet die Agentur der Einnahmen einen kostenlosen Service an, auf den immer im reservierten Bereich des Portals zugegriffen werden kann.Rechnungen und Gebühren".
