Elektronische Rechnung an Kunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Das muss gehen, so geht's

Unternehmen und Arbeitnehmer, die der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung unterliegen, können keine Ausnahmen für natürliche Personen machen, die nur eine Steuernummer haben - Beim Ausfüllen des Dokuments müssen zwei Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden - Papier- oder PDF-Rechnungen sind ebenfalls obligatorisch

Frage: Wenn ein Anwalt eine Zahlung von einem Mandanten ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält, muss er dann eine elektronische Rechnung ausstellen? Die Antwort ist ja, immer. Dasselbe gilt für Architekten, Vermessungsingenieure, Ingenieure und so weiter. Tatsächlich können nach den neuen Regeln Unternehmen und Arbeitnehmer, die der digitalen Rechnungsstellungspflicht unterliegen – ab 2019 auch auf Beziehungen zwischen Privatpersonen ausgedehnt – keine Ausnahmen für natürliche Personen machen, die nur eine Steuernummer haben.

Es gibt jedoch einige Unterschiede und sie betreffen die Erstellung der Rechnung.

WAS ÄNDERT SICH IN DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNG

Handelt es sich bei dem Empfänger um eine Privatperson ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, muss der Aussteller der elektronischen Rechnung zwei Vorkehrungen treffen:

Schreiben Sie „0000000“ (sieben mal Null) in den Abschnitt „Empfängercode“;
Füllen Sie das Feld "Steuernummer" des Kunden aus.

Wird eine dieser beiden Voraussetzungen nicht eingehalten, kann die digitale Plattform der Finanzverwaltung (il Austauschsystem, SDI) lehnt die Rechnung ab und wird daher nicht ausgestellt.

PAPIER- ODER PDF-RECHNUNG

Aber es ist noch nicht vorbei. Der Rechnungssteller ist außerdem verpflichtet, dem Kunden eine Kopie des Dokuments in Papierform auszuhändigen oder ihm per E-Mail im PDF-Format zuzusenden. Die Verpflichtung ist jedoch nicht zwingend, in dem Sinne, dass der Kunde auf dieses Recht (am besten schriftlich) verzichten kann.

DIE E-RECHNUNG AUF DER ERTRAGSSEITE

Warum sollte er das jemals tun? Ganz einfach: Auch wer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, erhält (direkt vom Finanzamt) eine Kopie jeder an ihn adressierten elektronischen Rechnung. Um es einzusehen, gehen Sie einfach zu Ihrem reservierten Bereich auf dem Portal "Rechnungen und Gebühren“ der Einnahmenagentur. Der zu identifizierende Abschnitt heißt "Relevante Datenabfrage für Mehrwertsteuerzwecke" und befindet sich neben dem Abschnitt, der der vorab erstellten Steuererklärung gewidmet ist.

Theoretisch sollte der Rechnungssteller dem Kunden diese Möglichkeit deutlich machen (auch um ihn davon zu überzeugen, auf die Papier- oder PDF-Rechnung zu verzichten).

DIE ALTERNATIVE ZUM PEC

Kunden können sich auch dafür entscheiden, elektronische Rechnungen per zu erhalten zertifizierte Email. Es reicht aus, die Pec-Adresse dem Lieferanten mitzuteilen, der sich jedoch nicht darauf beschränken muss, eine E-Mail an den Kunden zu senden, sondern weiterhin das Austauschsystem durchlaufen muss.