Das Thema Ausschreibungen zwischen privaten Unternehmen und Agenturen steht seit jeher im Mittelpunkt des Kommunikationssystems. Auch für die Öffentlichkeitsarbeit ist es gute Praxis, klare Hinweise für die korrekte Durchführung einer Ausschreibung zu haben. Um in dieser Angelegenheit sicherere Hinweise auf gutes Benehmen zu geben UPA und Assorel ein Dokument erstellt haben, das die Richtlinien für eine korrekte und transparente Durchführung des Auswahlverfahrens der Agenturen durch die Auftraggeber anlässlich einer Ausschreibung.
Beratung ist nach Meinung beider Verbände der gewinnbringendste Einstieg in die Auswahl einer PR-Agentur. Wenn andererseits aus betrieblichen Gründen eine Ausschreibung durchgeführt werden muss, ist es gute Praxis, Hinweise für die korrekte Durchführung derselben zu haben. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, haben die Verbände der Unternehmen und PR-Agenturen UPA und Assorel beschlossen, ein einziges gemeinsames Referenzdokument zu erstellen: Dies sind keine obligatorischen Angaben, da diese Art von Ausschreibungen zwischen Privatpersonen durchgeführt werden, sondern Grundsätze, die von den Kunden geteilt werden und Agenturen.
Die Hauptpunkte des Dokuments betreffen:
die ideale Anzahl der Teilnehmer an der Ausschreibung (3 Agenturen plus die ausgehende),
· eine Angabe der zur Teilnahme eingeladenen Agenturen mit einem für alle gleich und möglichst erschöpfenden Briefing,
· die vom Auftraggeber zu erwartenden Methoden und Bewertungskriterien der vorgestellten Projekte sowie die Angabe des Agenturteams, das an dem Projekt arbeiten wird,
die Präsentationszeiten, die mit den Eigenschaften des Projekts selbst deckungsgleich sein müssen,
· Darüber hinaus ist es aufgrund des Engagements und der Komplexität des Projekts ratsam, eine für alle gleiche Aufwandsentschädigung pauschal zu definieren.
Mit diesen „Leitlinien“ wollten wir eine Beziehung aufbauen, die der Qualität der Arbeit und den Ergebnissen für beide Seiten zugute kommt.
