Smart Working, 56 % der großen Unternehmen praktizieren es

Etwas mehr als ein Jahr nach der Verabschiedung des Smart Working-Gesetzes wächst Smart Working in Italien weiter, erlebt einen regelrechten Boom bei großen Unternehmen und beginnt, auch in die öffentlichen Verwaltungen Einzug zu halten. Im Jahr 2018 sind die Smart Worker – jene Mitarbeiter, die Flexibilität und Autonomie bei der Wahl von Arbeitszeit und -ort genießen und über digitale Tools verfügen, die für das Arbeiten unterwegs geeignet sind – jetzt 480, ein Anstieg um 20 %, und gelten als zufriedener mit traditionellen sowohl in Bezug auf die Arbeitsorganisation (39 % gegenüber 18 %) als auch in Bezug auf die Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten (40 % gegenüber 23 %).

Mehr als ein großes Unternehmen von zwei (56 % der Stichprobe) hat strukturierte Smart-Working-Projekte ins Leben gerufen, die Einführung von Arbeitsmodellen, die räumliche und zeitliche Flexibilität einführen, und die Förderung der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse (vor einem Jahr waren es 36 %). Dazu müssen wir noch 2 % hinzufügen, die eine informelle Initiative durchgeführt haben, und 8 %, die planen, im nächsten Jahr Projekte einzuführen, sodass insgesamt etwa zwei von drei großen Unternehmen bereits mit einer Form von Smart Working experimentieren. Unter den KMU ist Smart Working jedoch im Vergleich zu 2017 im Wesentlichen stabil: 8 % haben strukturierte Projekte und 16 % informelle. Im Gegensatz zu anderen Arten von Organisationen gibt es jedoch immer noch eine hohe Anzahl von Organisationen, die erklären, dass sie an der Einführung dieser neuen Arbeitsweise völlig desinteressiert sind (38 %).

Die öffentliche Verwaltung - nach dem ersten Anstoß durch die Madia-Reform - macht endlich die ersten Schritte nach vorne, aber wir stehen noch am Anfang der Reise. 8 % der öffentlichen Einrichtungen haben strukturierte Smart-Working-Projekte gestartet (gegenüber 5 % vor einem Jahr), 1 % haben dies informell getan, weitere 8 % planen Initiativen für nächstes Jahr. Aber die Mehrheit hat sich noch nicht bewegt: In 36 % der öffentlichen Verwaltungen fehlt Smart Working, wird aber wahrscheinlich eingeführt, bei 38 % ist es unsicher, 7 % sind nicht interessiert.

Ein Jahr nach der Verabschiedung des Smart-Work-Gesetzes sind dessen Auswirkungen im öffentlichen Sektor deutlicher sichtbar als in der Privatwirtschaft. 82 % der großen Unternehmen hatten Smart Working-Initiativen bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes eingeführt oder darüber nachgedacht, und nur für 17 % war dies ein Anreiz, Projekte zu aktivieren. In der PA hingegen fanden bis zu 60 % der Unternehmen mit Smart-Working-Projekten Impulse im Gesetz und nur 40 % hatten dies vorher vorgesehen.

Dies sind einige der Ergebnisse der Forschung vonSmart Working Observatory der Polytechnic School of Management von Mailand, heute vorgestellt auf dem Bovisa Campus auf der Konferenz „Smart Working: eine Revolution, die nicht aufzuhalten ist“. „Die Studie zeigt, dass Smart Working im Privatsektor ein unaufhaltsames Phänomen ist – erklärt Fiorella Crespi, Direktor des Smart Working Observatory-. Bei großen Unternehmen ist ein starkes Wachstum erkennbar. Auf der anderen Seite hat Smart Working Schwierigkeiten, sich in KMU durchzusetzen, wo ein harter Kern von Desinformation und kulturellem Widerstand bestehen bleibt, und in der PA, wo, trotz des regulatorischen Aufwands und der Fristen des Madia-Gesetzes bleibt Smart Working ein Nischenphänomen. Die Veröffentlichung des Agile-Arbeitsgesetzes hat an sich schon einen fördernden Effekt, aber zumindest in der Privatwirtschaft drohen die durch die Durchführungsverordnungen eingeführten formalen Anforderungen den positiven Effekt eines klareren Ordnungsrahmens zu kompensieren.“.

„Die potenziellen wirtschaftlichen und sozialen Vorteile der Einführung agiler Arbeitsmodelle sind enorm - Er sagt Mariano Corso, Wissenschaftlicher Leiter des Smart Working Observatory -. Eine Produktivitätssteigerung von 15 % pro Arbeitnehmer kann geschätzt werden, eine Verringerung der Fehlzeitenquote von 20 %, Einsparungen von 30 % bei den Kosten für die Verwaltung physischer Räume für jene Initiativen, die zu einem Überdenken von Arbeitsräumen und einer Verbesserung des Arbeitslebens führen Gleichgewicht für rund 80 % der Arbeitnehmer. Aus diesem Grund darf die Revolution nicht aufgehalten werden, sondern es ist notwendig, die Verbreitung der Initiativen in den verschiedenen Organisationen der Region zu beschleunigen und zu fördern".

FORSCHUNG

Die Smart Worker

Im Jahr 2018 erreichte die Zahl der Smart Worker in Italien 480, was 12,6 % der Gesamtzahl der Erwerbstätigen entspricht, die aufgrund der Art ihrer Tätigkeit Smart Working betreiben könnten. Es handelt sich hauptsächlich um männliche Arbeitnehmer (76 %), Angehörige der Generation X (50 % sind zwischen 38 und 58 Jahre alt) und Einwohner des Nordwestens des Landes (48 %).

Smart Worker sind zufriedener mit der Art und Weise, wie sie ihre Arbeit organisieren können: 39 % der Smart Worker sind vollkommen zufrieden, gegenüber 18 % anderer Arbeitnehmer. Smart Worker sind auch zufriedener mit der Beziehung zu Kollegen und ihrem Vorgesetzten, 40 % sind vollkommen zufrieden gegenüber 23 % der anderen Arbeitnehmer.

Die Hauptgründe, die Arbeitnehmer dazu bewegen, sich Smart Working anzuschließen, sind mit der persönlichen Sphäre und der Verbesserung des Wohlbefindens verbunden. Allen voran steht für 46 % der Berufstätigen die Möglichkeit der Stressvermeidung im Homeoffice, für 43 % die Verbesserung der Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben. Es folgen einige positive Auswirkungen auf die eigene Arbeitstätigkeit, wie eine Steigerung der Qualität der erzielten Ergebnisse (41 %), der eigenen Effizienz (38 %) und der beruflichen Motivation (36 %). Schließlich der Wunsch, die Umweltauswirkungen zu begrenzen, beispielsweise indem der Weg zwischen Wohnung und Büro nicht verschmutzt wird (33 %).

Großunternehmen 

In großen Unternehmen ist das Phänomen Smart Working weit verbreitet und seine Auswirkungen werden immer deutlicher und allgegenwärtiger. Das geht aus der Befragung einer Stichprobe von 183 Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten hervor. In über jedem zweiten Großunternehmen (56 %) gibt es strukturierte Smart-Working-Projekte: 16 % davon befinden sich in der Modellerprobungsphase und entwickeln ein Pilotprojekt, das meist etwa 6 Monate dauert und etwa 14 % des Projekts umfasst Unternehmensbevölkerung; 44 % befinden sich in der Phase der Ausweitung und Teilnahme an einem breiteren Publikum, und die restlichen 40 % der Projekte sind voll funktionsfähig und beziehen alle diejenigen ein, die in die Initiative einbezogen werden können. Es bleibt jedoch eine beträchtliche Minderheit (13%) der Realitäten, die sich nicht entwickelt haben und keine Initiativen in diesem Sinne entwickeln wollen oder nicht wissen, ob sie dies in Zukunft tun werden.

Das unter Großunternehmen am weitesten verbreitete Modell beinhaltet nur die Möglichkeit der Fernarbeit, eine Wahl, die von 53 % in Großunternehmen gewählt wird, während die restlichen 47 % der strukturierten Projekte Fernarbeit mit Initiativen zum Umdenken im Raum kombinieren. In Bezug auf den Arbeitsplatz lassen jedoch 45 % der Stichprobe großer Unternehmen den Menschen völlige Autonomie und Wahlfreiheit. Die anderen Organisationen geben lieber die im Smart Working-Projekt erlaubten Orte an: Die häufigsten sind das Zuhause des Arbeitnehmers (80 %), andere Firmenbüros (74 %), Coworking Spaces (58 %) und öffentliche Orte (52 %).

59 % der großen Unternehmen haben neue digitale Technologien eingeführt, um Smart-Working-Projekte zu unterstützen, während in 27 % der Unternehmen Smart Worker bereits mit den erforderlichen Technologien ausgestattet waren. Fast jeder Vierte (23 %) hat seine Mitarbeiter ermutigt, persönliche Geräte zu verwenden, um die verfügbaren Unternehmenstools anzupassen, und 14 % haben gemeinsam genutzte Tools verwendet. Nur in wenigen Projekten wird ein Budget für die technologische Integration definiert (26 %), während es in den meisten Fällen nicht vorgesehen ist, weil zusätzliche Kosten nicht als notwendig erachtet werden (13 %) oder weil die umgesetzten Initiativen bereits in den IT-Managementplänen vorgesehen waren (22 %) oder weil das notwendige Budget von Zeit zu Zeit bedarfsgerecht zugeteilt wird (30%). Schließlich wissen die verbleibenden 9 % nicht, ob ein eigenes Budget zugewiesen wurde. Das Fehlen eines Budgets weist jedoch nicht immer auf mangelnde Aufmerksamkeit für das Thema Technologie hin, da es sich um eine Entscheidung handelt, die vom Reifegrad des Projekts beeinflusst werden kann.

Die öffentliche Verwaltung

Die Beobachtungsstelle analysierte eine Stichprobe von 358 PAs mit mehr als zehn Mitarbeitern und verzeichnete im Vergleich zur letzten Umfrage eine leichte Zunahme der Verbreitung von Smart-Working-Projekten: 8 %, die bereits strukturierte Projekte begonnen haben (gegenüber 5 % im Jahr 2017), 1 % haben dies getan aktivierte informelle Initiativen und weitere 8 % erwarten Projekte ab dem nächsten Jahr. Acht von zehn Verwaltungen stehen jedoch noch still: die 36 % haben kein Smart-Working-Projekt aktiviert, auch wenn dessen Einführung in der Zukunft wahrscheinlich ist, 38 % sind unsicher und 6 % sind nicht interessiert. Als Haupthindernis wird die schwierige Anwendung der Arbeitsweise auf die eigene Realität genannt (49 %). Andere Hindernisse für den Start von Projekten, die von weniger als 27 % der Befragten angegeben werden, sind bürokratische Verfahren, die als zu komplex erachtet werden, begrenztes Wissen über die Ansätze zur Einführung von Smart Working, mangelndes Bewusstsein für die erzielbaren Vorteile und wenig Digitalisierung.

Die Reife der Initiativen ist ebenfalls begrenzt: Die meisten strukturierten Projekte befinden sich in der Testphase (57 %), während nur 20 % verlängert werden und 23 % voll funktionsfähig sind, jedoch im Gegensatz zum Privatsektor in einigen Fällen auf die Erreichen des in der Madia-Richtlinie festgelegten Ziels oder des in der Entwurfsphase angestrebten Ziels. Das am weitesten verbreitete Smart-Working-Modell in den PAs, das von 93 % der Stichprobe angenommen wird, beinhaltet nur die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, während die restlichen 7 % auch das Überdenken von Räumen beinhalten. Etwa jede dritte PA (30%) lässt ihren Mitarbeitern die freie Wahl des Arbeitsplatzes zu, während unter den Verwaltungen, die einen bestimmten Ort angeben, an dem das Arbeiten im agilen Modus erlaubt ist, das Zuhause des Mitarbeiters von anderen Büros am häufigsten gefolgt wird Institution (73 %). 45 % der Verwaltungen integrieren die verfügbaren Technologien mit neuen Tools, um intelligentes Arbeiten zu ermöglichen, während in 17 % der Fälle die verfügbaren Tools bereits angemessen sind, in 41 % die Nutzung persönlicher Geräte für die Fernarbeit bevorzugt wird und 21 % % der Stichproben nutzen gemeinsame Werkzeuge.

Das Gesetz zur intelligenten Arbeit 

Ein Jahr nach Inkrafttreten des Smart-Working-Gesetzes hat die Beobachtungsstelle die Auswirkungen der neuen Gesetzgebung als Anreiz für Smart-Working-Projekte analysiert. In der PA haben 60 % derjenigen, die strukturierte Smart Working-Projekte gestartet haben, dies auf Anregung der Gesetzgebung getan, während nur 23 % der öffentlichen Einrichtungen bereits geplant hatten, Smart Working vor der Entwicklung der Gesetzgebung einzuführen 17 % hatten Smart Working vor der Gesetzgebung eingeführt. Bei Unternehmen hingegen sieht die Situation ganz anders aus: Nur 17 % derjenigen, die Smart Working betreiben, betrachten die Gesetzgebung als Anreiz (gleicher Prozentsatz zwischen großen und KMU), während 82 % der großen Unternehmen und 76 % der KMU dies bereits getan haben eingeführt oder daran gedacht, Smart Working vor dem Gesetz einzuführen. 

Unter den großen Unternehmen finden nur 6 % die Auswirkungen des Gesetzes positiv, 49 % geben keine „keine Auswirkung“ an und 45 % sehen negative Auswirkungen insbesondere aufgrund der Komplikation in den Kommunikationsübermittlungsprozessen und der Anpassung individueller Vereinbarungen und Policies. Die PA ist in dieser Frage gespaltener: 27 % sehen positive Auswirkungen, 43 % keine Auswirkungen, 30 % negative.

Kritikpunkte und Vorteile von Smart Working

Die Vorteile des agilen Arbeitens liegen nicht nur in Bezug auf Ausgeglichenheit und individuelle Zufriedenheit, sondern auch in Bezug auf die Leistung der Menschen und der Organisation als Ganzes. Aus organisatorischer Sicht zeigt die Umfrage, dass Smart Working dazu beiträgt, die Produktivität um rund 15 % zu steigern und die Fehlzeitenquote um rund 20 % zu senken. Laut einer Umfrage unter Smart Worker-Managern wirkt sich diese Arbeitsweise sehr positiv auf die Verantwortung für das Erreichen von Ergebnissen (37 % der Stichprobe), die Effektivität der Koordination (33 %), den Informationsaustausch (32 %), auf die Motivation und die Arbeitszufriedenheit aus (32 %) und die Qualität der geleisteten Arbeit (31 %). 30 % der Manager verzeichneten also auch Verbesserungen in der Produktivität, im Notfallmanagement und in der Autonomie bei der Durchführung von Arbeitsaktivitäten. Der einzige Aspekt, bei dem nur wenige Manager (11 %) negative Auswirkungen angeben, ist der Informationsaustausch. Die Vorteile betreffen aber auch die Reduzierung der Verwaltungskosten von physischen Räumen in Bezug auf Mieten, Nebenkosten und Wartung, mit 30 % Einsparungen in Unternehmen, die die Struktur der Räume neu durchdacht haben, und Work-Life-Balance, mit mindestens 80 % der Mitarbeiter in Unternehmen mit Smart-Working-Projekten, die eine bessere Balance zwischen Beruf und Privatleben erreicht haben.

Unter den kritischen Problemen derjenigen, die Smart Working betreiben, ist das Gefühl der Isolation in Bezug auf die Dynamik des Büros am häufigsten (18 %), gefolgt von der größeren Anstrengung, Aktivitäten zu planen und Notfälle zu bewältigen (16 %). Andere Schwierigkeiten hängen mit externen Ablenkungen zusammen, wie z Anwesenheit anderer Personen am Arbeitsplatz (14 %), die Notwendigkeit häufiger Interaktionen persönlich (13 %) und die begrenzte Effektivität virtueller Kommunikation und Zusammenarbeit (11 %). Außerdem gibt es nur sehr wenige Smarts Arbeitnehmer, die Schwierigkeiten bei der Nutzung von Technologien im Zusammenhang mit Smart Working haben. Ein guter Prozentsatz der agilen Mitarbeiter (14 %) nimmt keine kritischen Punkte wahr.