Die Pandemie hat den Digitalisierungsprozess beschleunigt, auch in unserem Land. Die Regeln zur sozialen Distanzierung und die Unmöglichkeit, sich während des Lockdowns zu bewegen, haben neue Technologien zu einem unverzichtbaren Werkzeug gemacht. Zum Beispiel beim Entgegennehmen und Verfassen von zu unterzeichnenden Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Policen und Kostenvoranschlägen elektronische Unterschrift es hat sich als sinnvolle, wirtschaftliche und ökologische Lösung erwiesen.
Allerdings ist es notwendig, sich auf einen Anbieter zu verlassen, der diesen Dienst zulässt: YouSign gehört dazu. Das europäische Unternehmen bietet im Vergleich zur traditionellen handschriftlichen Unterschrift die Möglichkeit, Dokumente sicher zu entmaterialisieren und bestimmte Beziehungen effektiver und schneller zu verwalten. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Unterschreiben Sie den Mietvertrag online? Mit YouSign ist es möglich.
Das PDF-Dokument auszudrucken, handschriftlich zu unterschreiben, einzuscannen und dann an den Absender zu schicken, ist heutzutage ein langwieriger und wenig produktiver Prozess. Bedenkt man dann noch, dass nicht jeder zu Hause einen Drucker und einen Scanner zur Verfügung hat, erhöht sich die Schwierigkeit, ein Dokument zu validieren. Die elektronische Signatur hingegen ermöglicht es, diese Schritte zu rationalisieren und ein veraltetes System aufzugeben. Aus dieser Sicht ergibt sich die Mission von YouSign: eine Million Dokumente bis 2021 und 15 Millionen bis Ende 2023 digitalisieren.
Vorteile der elektronischen Signatur
Zu den unzähligen Vorteilen der elektronischen Signatur gehören die spart Zeit, Geld und Platz. Es ermöglicht die Unterzeichnung von Fernverträgen im Handumdrehen mit einem mobilen oder festen Gerät und erfordert keine Verwendung einer Smartcard oder eines USB-Sticks.
Aus wirtschaftlicher Sicht ermöglicht es eine sinnvolle Kostenreduzierung: Keine Briefmarken, Unmengen von Papier oder Tintenpatronen. Darüber hinaus müssen die Dokumente nicht gedruckt werden, sie werden auf IT-Medien gespeichert, wodurch die Archive von einer Vielzahl von Papieren befreit werden, wodurch eine bessere Zugänglichkeit und Optimierung gewährleistet wird.
Schließlich hat die Entmaterialisierung eine wichtige Bedeutung positive Auswirkungen auf die Umwelt, da es den Papierverbrauch und die CO2-Emissionen im Zusammenhang mit Dokumententransport und -logistik erheblich reduziert.
So funktioniert YouSign
Die Plattform erlaubt es 14 Tage kostenlose Testversion. Danach müssen Sie ein monatliches oder jährliches Abonnement abschließen, um den Dienst weiterhin nutzen zu können. Nach diesem ersten Schritt ist die elektronische Signatur uneingeschränkt nutzbar.
Das Verfahren ist sehr einfach. YouSign sendet das Dokument im PDF-Format per E-Mail an den Empfänger, der es direkt auf seinem Smartphone lesen kann. Um Ihre Unterschrift anzubringen, müssen Sie auf den erhaltenen Link klicken, die Dokumente lesen und durch Einfügen unterschreiben den OTP-Code per SMS erhalten. Dieser Code ist eine Art vorübergehendes Wegwerfpasswort, das zur Bestätigung Ihrer elektronischen Signatur verwendet wird. An diesem Punkt ist das Dokument zum Versand bereit.
Für diejenigen, die die Unterschrift eines Dokuments anfordern müssen, füllen Sie stattdessen die Vertragsdaten des Unterzeichners aus, laden Sie das Dokument dann in die Anwendung hoch und senden Sie es schließlich an den Empfänger. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt der Unterschriften in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf automatische Erinnerungen hinzuzufügen.
