আসল নথি ক্রমশ ভার্চুয়াল হয়ে উঠছে। মূল নায়ক হল PDF ফরম্যাট। কাগজের টুকরোতে কলম দিয়ে আমাদের কথোপকথনের সামনে রাখা শারীরিক স্বাক্ষরের পরিবর্তে, খসড়া বিনিময় করা হয় এবং ছদ্ম-মূল কপিগুলি ওয়েব এবং ই-মেইলের মাধ্যমে ফেরত দেওয়া হয়। একটি অবশ্যই সুবিধাজনক সমাধান, মহামারী দ্বারা আরোপিত ভ্রমণ এবং ব্যক্তিগত সভাগুলিতে ব্রেক দ্বারা ত্বরান্বিত। আমাদের নথিগুলির অখণ্ডতা এবং সুরক্ষার জন্য একটি নিরাপদ সমাধান? একদমই না. জাল এবং সম্পর্কিত কেলেঙ্কারী থেকে যতটা সম্ভব নিজেদের রক্ষা করার জন্য, ডকুমেন্টেশনের ইলেকট্রনিক আদান-প্রদান অবশ্যই সতর্কতার সাথে, ঝুঁকি সম্পর্কে সচেতনতা এবং সংশ্লিষ্ট অপারেশনাল সতর্কতার সাথে করা উচিত। আসুন দেখি কেন এবং কীভাবে সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করবেন।
আদর্শ সমাধান
ডিজিটাল পরিচয়, প্রত্যয়িত ই-মেইল, ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর, এনক্রিপ্ট করা নথি, পিডিএফ একটি উন্নত অ্যালগরিদম দিয়ে সুরক্ষিত। নথি বিনিময় এবং সংরক্ষণের ক্ষেত্রে প্রায় নিরঙ্কুশ নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য অস্ত্রের অভাব নেই। পেশাদারদের মধ্যে এই সব প্রথাগত, বাধ্যতামূলক, অনিবার্য হয়ে উঠেছে। নাগরিক ও জনপ্রশাসনের সম্পর্কের ক্ষেত্রেও কিছুটা ধীরে ধীরে একই ঘটনা ঘটছে। কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত, নাগরিকদের মধ্যে সম্পর্কের ক্ষেত্রে বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই তা ঘটে না। অনেক, অনেক, পরিস্থিতিতে. অনেকের মধ্যে একটি উদাহরণ নেওয়া যাক: কন্ডোমিনিয়াম সমাবেশগুলি, যা কোভিডের কারণে প্রধানত ইলেকট্রনিকভাবে সংঘটিত হয়। আমরা কি নিশ্চিত যে অ্যাসেম্বলির রেজুলেশনের বিবরণ দেয় এমন মিনিটগুলি সর্বদা তাদের নিরাপত্তা এবং সম্পূর্ণ আইনি নিয়মিততার গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য সবচেয়ে সঠিক উপায়ে প্রস্তুত করা হয়? খুব প্রায়ই এই ক্ষেত্রে হয় না.
ইলেকট্রনিক নথির ঝুঁকি
সর্বপ্রথম একটি ভিত্তি যা প্রকৃতপক্ষে একটি সম্পূর্ণ ঐতিহ্যবাহী আকারে সেট আপ করা নথিগুলির সাথে সম্পর্কিত, মূল হস্তলিখিত স্বাক্ষর সহ সম্পূর্ণ। ইলেকট্রনিক প্রযুক্তি এবং ফটোগ্রাফিক অ্যাপ্লিকেশনের সাহায্যে সবকিছুই হেরফের করা যায়। কিন্তু একটি আসল হস্তলিখিত পাঠ্যের উপর হস্তক্ষেপ করা এক জিনিস (সবচেয়ে নিরাপদ সমাধান, যদিও এখন সম্পূর্ণ অপ্রচলিত) এবং আরেকটি জিনিস হ'ল কম্পিউটারের অক্ষর বা এমনকি পুরানো কোনও নথির কারসাজি, সবসময় বরং সহজ। টাইপরাইটার, বিশেষ করে যদি মূলে সরাসরি কলমে স্বাক্ষর না করা হয়। একটি স্ক্যানার, একটি অপটিক্যাল রিকগনিশন সফ্টওয়্যার বা উপযুক্ত ফাংশন সহ একটি পিডিএফ ইমেজ প্রসেসিং প্রোগ্রাম (এগুলি বিনামূল্যেও ওয়েবে পাওয়া যাবে) এবং প্রতারণা করা হয়, এমনকি এই জিনিসগুলির সাথে বিশেষভাবে দক্ষ হওয়ার প্রয়োজন ছাড়াই।
অবশ্যই, যদি নথিটি একটি মূল অনুলিপিতে একটি কলমের সাথে সরাসরি সংযুক্ত স্বাক্ষর সহ কোথাও রাখা হয়, তবে বিশেষজ্ঞের মতামতের সম্ভাব্য স্বাচ্ছন্দ্যের সাথে মূল অনুলিপিটি প্রদর্শন করার জন্য যে কোনও কারসাজির প্রতিদ্বন্দ্বিতা করার জন্য ভাল জায়গা রয়েছে। কিন্তু যদি "মূল" নথিটি কথোপকথনকারীদের মধ্যে বারবার খসড়া বিনিময়ের ফলাফল হয়, যারা সম্ভবত একটি স্ক্যান করা স্বাক্ষর পেস্ট করে পর্যায়ক্রমে তাদের স্বাক্ষরগুলি সংযুক্ত করেছে (এটি ঘটনা, সমাবেশের উদাহরণে ফিরে যাওয়ার জন্য। কনডমিনিয়াম, অ্যাসেম্বলির জন্য মনোনীত রাষ্ট্রপতি, সেক্রেটারি এবং কনডমিনিয়ামের প্রশাসকের মধ্যে খসড়ায় বিনিময় করা রিপোর্টের) চূড়ান্ত নথির নিরাপত্তার কোনও গ্যারান্টি থাকবে না এবং প্রবিধান অনুসারে এটি নিজের অধিকারে আসল হিসাবে বিবেচিত হতে পারে না।
নিরাপত্তা, ন্যূনতম করতে হবে
কনডমিনিয়াম সমাবেশে আমাদের উদাহরণটি সহজেই অনেক কাজ এবং পরিস্থিতিতে অনুবাদ করা যেতে পারে। আমরা কিভাবে একটি ন্যূনতম গ্যারান্টি নিশ্চিত করতে পারি, নাগরিক যারা দুর্বলভাবে সজ্জিত এবং এখনও "পেশাদার" অর্থে অভ্যস্ত নয়? আমরা যদি বাধ্য হই, তবে, আমরা ই-মেইলের মাধ্যমে একটি "চূড়ান্ত" পিডিএফে রূপান্তরিত করার জন্য একটি নথির খসড়া বিনিময় করা ছেড়ে দিতে চাই না, আমরা অন্তত কিছু সতর্কতা অবলম্বন করি যাতে কোনও হেরফের করা অবশ্যই অসম্ভব নয় তবে অন্তত আরও বেশি। কঠিন নীচে আমরা একটি বরং সহজ অপারেটিং পথ নির্দেশ করি, যা একটি দরকারী রেফারেন্স হতে পারে।
গ্রহণের প্রধান মাপকাঠি? আমাদের চূড়ান্ত পিডিএফ অবশ্যই "ট্রেস" করতে হবে, যদি প্রয়োজন হয়, এর সত্যতা বা সম্ভাব্য জালিয়াতি প্রমাণ করতে। সর্বোত্তম উপায়, যা ইতিমধ্যে একটি ভাল গ্যারান্টি গঠন করে, আমাদের ই-মেইল এক্সচেঞ্জে কমপক্ষে PEC (প্রত্যয়িত ইলেকট্রনিক মেইল) গ্রহণ করা, যা ইতিমধ্যেই যে কোনও ক্ষেত্রেই অনেক নাগরিকের কাছে রয়েছে: পেশাদাররা কারণ এটি একটি নিয়ন্ত্রক বাধ্যবাধকতা গঠন করে, সাধারণ নাগরিকরা কারণ স্পাইডের প্রভিডেন্টিয়াল জোরপূর্বক প্রসারণ (ব্যক্তিগত ডিজিটাল পরিচয় পরিচালনার জন্য ইলেকট্রনিক পদ্ধতি যা এখন জনসাধারণের প্রশাসনের সাথে প্রায় সমস্ত সম্পর্কের জন্য প্রয়োজনীয়) ইতিমধ্যে সবাইকে পিইসি গ্রহণ করার জন্য চাপ দিচ্ছে।
কিন্তু এমনকি যদি আমরা প্রত্যয়িত ই-মেইলের মাধ্যমে ডকুমেন্টেশন বিনিময় করতে সক্ষম হই, তবে কিছু সতর্কতা অবলম্বন করে আমাদের নথিগুলি, এমনকি অস্থায়ী নথিগুলি প্রস্তুত করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আমাদের পাঠ্যের চূড়ান্ত রূপান্তরে, যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ওয়ার্ড (অফিস) বিন্যাসে লেখা হবে, আমরা একটি পিডিএফ সেট আপ করার চেষ্টা করি, একটি ফর্ম্যাট যা নথিগুলির জন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় যার কিছু আনুষ্ঠানিকতা রয়েছে, যা সহজে হেরফের করার অনুমতি দেয় না।
প্রতিরক্ষা লাইন
সুতরাং আসুন একটি ওয়ার্ড ফাইল মুখস্থ করার সহজ অভ্যাসটি অবলম্বন করা এড়িয়ে চলুন, যাতে আমরা সরাসরি ওয়ার্ড সফ্টওয়্যারে থাকা পিডিএফ ট্রান্সফরমেশন ফাংশনটি ব্যবহার করে পাঠ্যের শেষে এটির স্ক্যান সন্নিবেশ করে একটি স্বাক্ষর সংযুক্ত করে থাকি। ফলাফলটি পাঠ্য সহ একটি ফাইল হবে যা খুব সহজে নির্বাচন, অনুলিপি, প্রতিস্থাপিত (এবং তাই ম্যানিপুলেট) করা যেতে পারে।
প্রতারকদের জন্য জীবনকে আরও কিছুটা কঠিন করে তুলতে আসুন আমরা আমাদের ডকুমেন্টকে পিডিএফ ফরম্যাটে বা এনক্রিপ্টেড এবং পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত বা অন্তত অসম্পাদনাযোগ্য বিন্যাসে, অর্থাত্ টেক্সট সহ একটি ফটোগ্রাফের মতো ব্যবহারিকভাবে সমতুল্য বিন্যাসে সংরক্ষণ করি। নির্বাচন করা যেতে পারে।
সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে তাত্ক্ষণিক সমাধান হল আমাদের টেক্সট প্রিন্ট করা এবং আমাদের স্ক্যানার দিয়ে স্ক্যান করা, এটি সরাসরি অ-সম্পাদনাযোগ্য PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা। কিন্তু এই দস্তাবেজটি নিম্নমানের হবে এবং সম্ভবত আরও হ্রাসকৃত মানের চূড়ান্ত পণ্যের সাথে অন্য কেউ পুনরায় স্বাক্ষর করবে এবং পুনরায় স্ক্যান করবে, অসন্তোষজনক, অধিকতর সত্যতা বা "ছদ্ম-প্রমাণিকতার" কোনো মানদণ্ডের সাথে বেমানান।
আমাদের নথির নান্দনিক অখণ্ডতার গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য আমাদের তাই স্ক্যানার দ্বারা পুনরাবৃত্তি করা পদক্ষেপগুলি এড়ানোর চেষ্টা করতে হবে। এটি করার জন্য আমরা বিনামূল্যে অ্যাক্রোব্যাট রিডার সফ্টওয়্যারের বাণিজ্যিক সংস্করণ ক্লাসিক অ্যাক্রোব্যাটের মতো অর্থপ্রদানের প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করতে পারি। তবে আরও কিছু সহজ পদক্ষেপের মাধ্যমে আমরা বিনামূল্যে সমাধানগুলিও অবলম্বন করতে পারি। এই বিষয়ে, আমরা আপনাকে ওয়েবের মাধ্যমে অনেকগুলি পরিষেবা এড়াতে পরামর্শ দিই যা আপনাকে একটি ওয়ার্ড ফাইল প্রেরণ করতে দেয় এবং এটি আমাদের প্রয়োজনীয় বিন্যাসে ফেরত দেয়: একটি অরক্ষিত নথিতে একটি অতিরিক্ত ট্রান্সমিশন চ্যানেল যোগ করার পরিবর্তে আরও ঝুঁকির সুযোগ উপস্থাপন করে। সমাধান আমাদের সাথে এটি করা ভাল।
সম্ভাব্য সমাধান
আমরা যে পদ্ধতিটি সুপারিশ করি তা হল বিনামূল্যের সফ্টওয়্যারগুলির সংমিশ্রণে অবলম্বন করা যা আমরা সরাসরি ইন্টারনেট থেকে ডাউনলোড করতে পারি, অথবা সম্ভবত পাবলিক ডোমেন প্রদত্ত প্রোগ্রামগুলির বিনামূল্যের "ট্রায়াল" সংস্করণগুলি, যা আমাদের ওয়ার্ড ফাইলকে একটি ডাবল পাসের সাপেক্ষে তৈরি করতে পারে PDF ফাইল যা কোন অবস্থাতেই কষ্ট করে সম্পাদনা বা সম্পাদনা করা যায় না। প্রথম ধাপ হল আমাদের Word ফাইলটি খুলুন এবং অপশন থেকে PDF ফরম্যাট বেছে নিয়ে সরাসরি Word এ সংরক্ষণ করুন। ফলাফল একটি সম্পাদনাযোগ্য PDF ফাইল হবে। টেক্সট এবং ইমেজ পরিচালনা এবং প্রক্রিয়াকরণে বিশেষায়িত সফ্টওয়্যার হাউস দ্বারা প্রদত্ত অ্যাপ্লিকেশনগুলির একটির বিনামূল্যে বা "ট্রায়াল" সংস্করণ ব্যবহার করে আমরা এটিকে বহু-পৃষ্ঠার TIFF ফর্ম্যাট ফাইলে রূপান্তরিত করব৷ আমরা তাদের মধ্যে দুটি নির্দেশ করি: পিডিএফ-এক্সচেঞ্জ সম্পাদক o ফক্সিট পিডিএফ সম্পাদক. এই মুহুর্তে আমরা আমাদের টিআইএফএফ ফাইলটিকে আবার একটি পিডিএফ-এ রূপান্তর করব, এইবার অ-সম্পাদনাযোগ্য (কারণ এটি একটি চিত্রের রূপান্তরের ফলাফল এবং একটি পাঠ্যের নয়) যে দুটি সফ্টওয়্যারটি আমরা প্রথম ধাপে ব্যবহার করেছি তার একটি ব্যবহার করে বা আরও ভাল (সম্পাদনাযোগ্য সংস্করণ পুনরুদ্ধারের কোনও অনুমান এড়াতে) অন্য একটি বিনামূল্যের সফ্টওয়্যার দিয়ে, চমৎকার একটি IrfanView.
খেলা হয়ে গেছে। যাইহোক, আমাদের নিরাপত্তা, আইটি এবং এর বাইরেও আমরা সেরা পথটি দিতে পারি তা মাথায় রেখে। তাই চলুন, খুব বেশি উদ্বেগ ছাড়াই কিন্তু দ্রুত গতিতে, অনিবার্য ডিজিটাল সুরক্ষা এবং সহায়তা সরঞ্জামগুলির দিকে আমাদের "পরিবর্তন" সম্পূর্ণ করি: Pec, Spid এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর৷
