الفاتورة الإلكترونية: كيفية القيام بذلك وكيف تعمل - دليل

كيف تصدر فاتورة إلكترونية؟ كيف يتم الحفاظ عليها؟ ماذا يحدث في حالة حدوث خطأ؟ ماذا لو لم يتمكن العميل من تنزيله؟ يجب الإجابة على كل هذه الأسئلة في موعد أقصاه 2019 يناير XNUMX ، وهو اليوم الذي سيبدأ فيه التزام الفواتير الإلكترونية أيضًا بين الأفراد. للمساعدة محيط أرقام ضريبة القيمة المضافة المشاركة في الجدة - حوالي 5 ملايين - أنشأت وكالة الإيرادات دليلًا يحتوي على جميع المعلومات المفيدة. فيما يلي ملخص لأهم الخطوات.

كيف تعد فاتورة إلكترونية

توفر وكالة الإيرادات ثلاثة أنواع من البرامج مجانًا لإعداد الفواتير الإلكترونية:

1. إجراء ويب يمكن استخدامه (أيضًا من خلال وسيط) من خلال البوابة "الفواتير والرسوم"، والتي يمكن الوصول إليها عن طريق إدخال بيانات اعتماد سبيدمن بطاقة الخدمة الوطنية أو Fisconline / Entratel. تتيح لك هذه الخدمة إعداد فاتورة إلكترونية بتنسيق XML (وهو أمر إلزامي) ، ولكن يمكنك أيضًا عرضها بتنسيق PDF. بمجرد اكتمال الإجراء ، يمكن فحص ملف XML مرة أخرى وتعديله وحفظه على الكمبيوتر ونقله أخيرًا إلى نظام Exchange (SdI).
2. برنامج يمكن تنزيله على الكمبيوتر ، ولكنه يسمح لك فقط بإعداد الفاتورة ، لأنك تعمل دون اتصال بالإنترنت. في هذه الحالة ، لإرسال الفاتورة إلى ES ، تحتاج إلى فتح بوابة "Fatture e Corrispettivi" واستخدام وظيفة "الإرسال" فقط.
3. "فطورة"، وهو تطبيق للأجهزة اللوحية والهواتف الذكية يمكن تنزيله من المتاجر أندرويد o تفاح. يسمح لك بإعداد الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى ES.

تستهدف هذه الإجراءات بشكل خاص المشغلين الذين يصدرون عددًا صغيرًا من الفواتير وعادةً ما يستخدمون برامج معالجة الكلمات أو قوالب الورق المطبوعة مسبقًا. بدلاً من ذلك ، من الممكن تعقب العديد من البرامج الخاصة عبر الإنترنت ، والتي يتم دفع ثمنها بالطبع.

كيفية إرسال فاتورة إلكترونية إلى العميل

يجب دائمًا إرسال الفواتير الإلكترونية إلى العملاء عبر ES ، وإلا فسيتم أخذها في الاعتبار لم يصدر.

يمكن إرسال ملف XML للفاتورة الإلكترونية إلى ES من خلال قنوات مختلفة.
لقد تحدثنا بالفعل عن الأولين:

• البوابة "الفواتير والرسوم"من موقع وكالة الإيرادات.
• التطبيق "فطورة".

يضاف إلى هؤلاء:

• البريد الإلكتروني المعتمد (Pec) ، عن طريق إرسال الملف المرفق إلى العنوان sdi01@pec.fatturapa.it.
• قناة عن بعد (FTP أو خدمة الويب) التي تم تنشيطها مسبقًا بين خوادم الشركة و ES. يستهدف هذا الإجراء الشركات المحوسبة للغاية التي تحتاج إلى إرسال عدد كبير جدًا من ملفات الفواتير الإلكترونية.

لإرسال فاتورة إلكترونية بشكل صحيح ، من الضروري أن تحتوي على العنوان الإلكتروني الذي أرسله العميل إلى المورد. يمكن أن يكون هذا العنوان فقط:

• عنوان Pec ، في هذه الحالة سيكون من الضروري ملء حقل الفاتورة "رمز المستلم" بالقيمة "0000000" (سبعة أضعاف صفر) وحقل "مستلم Pec" بعنوان Pec الذي يرسله العميل.
• رمز أبجدي رقمي مكون من 7 أرقام: في هذه الحالة سيكون من الضروري فقط ملء حقل الفاتورة "رمز المستلم" بالرمز الذي يرسله العميل.

الفاتورة الإلكترونية الخاطئة: "رفض الاستلام"

يتحقق ES من الفاتورة ويرميها بعيدًا إذا اكتشف وجود أخطاء ، ويرسل إلى الشخص الذي أرسل الملف ملف رفض الاستلام، الذي يحتوي على وصف موجز للخطأ المرتكب. علاوة على ذلك ، يتم أيضًا أرشفة الإيصال المرفوض في المنطقة المصدق عليها "استشارة - مراقبة الملفات المرسلة" للبوابة "الفواتير والرسوم"وكالة الإيرادات.

الفاتورة الإلكترونية الصحيحة: "إيصال التسليم"

من ناحية أخرى ، إذا كانت الفاتورة الإلكترونية صحيحة ، يقوم ES بتسليمها إلى المرسل إليه ويرسل الشخص الذي أرسل الملف إيصال التسليم بالتاريخ والوقت المحددين لإرسال المستند.

أيضًا في هذه الحالة ، يتم دائمًا توفير نسخة مكررة من الفاتورة الإلكترونية لكل من العميل والمورد في المجالات المحجوزة لهما من "استشارة البيانات ذات الصلة لأغراض ضريبة القيمة المضافة" للبوابة "الفواتير والرسوم". إنها ليست تفاصيل: الفاتورة الإلكترونية المكررة لها نفس القيمة القانونية مثل ملف الفاتورة الأصلي.

الفاتورة الإلكترونية الصحيحة: "استلام استحالة التسليم"

إذا تم إرسال الفاتورة بشكل صحيح ولكن لم يتم تسليمها بسبب مشاكل فنية تؤثر على المستلم ، يرسل النظام إلى الشخص الذي أرسل الملف استلام استحالة التسليم.

في هذه الحالة ، تعتبر الفاتورة صادرة للمورد ولكن لم يتم استلامها نهائيًا للأغراض الضريبية من قبل العميل. لهذا السبب ، يجب على كل من أصدر الفاتورة إخطار العميل بأنه يمكنه تنزيل المستند المكرر في المنطقة المحجوزة "استشارة البيانات ذات الصلة لأغراض ضريبة القيمة المضافة" للبوابة "الفواتير والرسوم". سيبدأ التاريخ الفعلي لخصم ضريبة القيمة المضافة ، للعميل ، من لحظة عرض / تنزيل الفاتورة.

كيف يتم الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية

يجب الاحتفاظ بكل فاتورة إلكترونية في شكل رقمي ، وينطبق الالتزام على كل من أصدرها ومن يستلمها. ومع ذلك ، لا يكفي الاحتفاظ بالملف في ذاكرة الكمبيوتر: يجب اتباع عملية ينظمها القانون من الناحية الفنية.

يقدم العديد من المشغلين الخاصين المعتمدين خدمة التخزين الإلكتروني المتوافقة مع القانون ، ولكن بالنسبة لأولئك الذين لا يرغبون في إنفاق الأموال ، تقدم وكالة الإيرادات خدمة مجانية يمكن الوصول إليها دائمًا من المنطقة المحجوزة للبوابة "الفواتير والرسوم".