اصل دستاویزات تیزی سے ورچوئل ہوتے جا رہے ہیں۔ مرکزی کردار پی ڈی ایف فارمیٹ ہے۔ کاغذ کے ٹکڑے پر قلم کے ساتھ ہمارے بات چیت کرنے والے کے سامنے جسمانی دستخط کے بجائے، مسودوں کا تبادلہ کیا جاتا ہے اور سیوڈو اصلی کاپیاں ویب اور ای میل کے ذریعے واپس کی جاتی ہیں۔ یقینی طور پر ایک آسان حل، جو وبائی امراض کے ذریعہ مسلط کردہ سفر اور ذاتی ملاقاتوں کے وقفے سے تیز ہوتا ہے۔ ہمارے دستاویزات کی سالمیت اور تحفظ کے لیے ایک محفوظ حل؟ بالکل نہیں. جعل سازی اور متعلقہ گھوٹالوں سے اپنے آپ کو زیادہ سے زیادہ بچانے کے لیے، دستاویزات کا الیکٹرانک تبادلہ احتیاط، خطرات سے آگاہی اور متعلقہ آپریشنل احتیاطی تدابیر کے ساتھ ہونا چاہیے۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ کیوں اور کیسے اس مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کی جائے۔
مثالی حل
ڈیجیٹل شناخت، تصدیق شدہ ای میل، الیکٹرانک دستخط، خفیہ کردہ دستاویزات، پی ڈی ایف ایک جدید الگورتھم کے ساتھ محفوظ ہیں۔ دستاویزات کے تبادلے اور ذخیرہ میں تقریباً مکمل حفاظت کی ضمانت دینے کے لیے ہتھیاروں کی کوئی کمی نہیں ہے۔ پیشہ ور افراد میں یہ سب رواج، لازمی، ناگزیر ہو گیا ہے۔ یہی کچھ آہستہ آہستہ شہری اور عوامی انتظامیہ کے تعلقات میں بھی ہو رہا ہے۔ لیکن بدقسمتی سے ایسا نہیں ہوتا، زیادہ تر معاملات میں، شہریوں کے درمیان تعلقات میں۔ بہت سے، بہت سے، حالات میں۔ آئیے بہت سے لوگوں میں سے ایک مثال لیتے ہیں: کنڈومینیم اسمبلیاں، جو کووڈ کی وجہ سے بنیادی طور پر الیکٹرانک طور پر ہو رہی ہیں۔ کیا ہمیں یقین ہے کہ وہ منٹس جو اسمبلی کی قراردادوں کا حساب دیتے ہیں ہمیشہ ان کی حفاظت اور مکمل قانونی باقاعدگی کی ضمانت کے لیے سب سے درست طریقے سے تیار کیے جاتے ہیں؟ اکثر ایسا نہیں ہوتا۔
الیکٹرانک دستاویز کے خطرات
سب سے پہلے ایک بنیاد جو حقیقت میں مکمل طور پر روایتی شکل میں ترتیب دی گئی دستاویزات سے متعلق ہے، اصل ہاتھ سے لکھے ہوئے دستخطوں کے ساتھ مکمل۔ الیکٹرانک ٹیکنالوجیز اور فوٹو گرافی کی ایپلی کیشنز کی مدد سے ہر چیز میں ہیرا پھیری کی جا سکتی ہے۔ لیکن اصل ہاتھ سے لکھے ہوئے متن پر مداخلت کرنا ایک چیز ہے (سب سے محفوظ حل، یہاں تک کہ اگر اب تک مکمل طور پر متروک ہو چکا ہو) اور دوسری چیز کمپیوٹر کے حروف کے ساتھ لکھی گئی دستاویز کی ہیرا پھیری ہے، جو ہمیشہ آسان ہے، یا کسی پرانی کی بھی۔ ٹائپ رائٹر، خاص طور پر اگر اصل میں قلم میں براہ راست دستخط نہ کیے گئے ہوں۔ ایک سکینر، ایک آپٹیکل ریکگنیشن سافٹ ویئر یا پی ڈی ایف امیج پروسیسنگ پروگرام جس میں مناسب فنکشن ہوں (وہ ویب پر مفت میں بھی مل سکتے ہیں) اور اسکام کیا جاتا ہے، حتیٰ کہ ان چیزوں میں خاص مہارت رکھنے کی ضرورت بھی نہیں۔
بلاشبہ، اگر دستاویز کو اصل کاپی میں کسی جگہ قلم کے ساتھ براہ راست چسپاں دستخطوں کے ساتھ رکھا گیا ہے، تو کسی بھی قسم کی ہیرا پھیری کا مقابلہ کرنے کے لیے، ماہر کی رائے کے ممکنہ آرام کے ساتھ اصل کاپی کی نمائش کے لیے اچھی گنجائش ہے۔ لیکن اگر "اصل" دستاویز بات چیت کرنے والوں کے درمیان بار بار مسودات کے تبادلے کا نتیجہ ہے، جنہوں نے شاید سکین شدہ دستخط چسپاں کر کے لگاتار مراحل میں اپنے دستخط چسپاں کیے ہیں (یہ معاملہ ہے، اسمبلی کی مثال کی طرف واپس جانا۔ کنڈومینیم، اسمبلی کے لیے نامزد صدر، سیکریٹری اور کنڈومینیم کے منتظم کے درمیان مسودہ میں تبادلہ خیال کی رپورٹ) حتمی دستاویز کی حفاظت کی کوئی ضمانت نہیں ہوگی اور ضوابط کے مطابق اسے اپنے طور پر اصل نہیں سمجھا جاسکتا۔
سیکیورٹی، کم از کم کرنا
کنڈومینیم اسمبلی پر ہماری مثال کا آسانی سے بہت سے کاموں اور حالات میں ترجمہ کیا جا سکتا ہے۔ ہم کس طرح کم از کم ضمانت کو یقینی بنا سکتے ہیں، جیسا کہ شہری جو ناقص آلات سے لیس ہیں اور پھر بھی "پیشہ ور" ذرائع کے عادی نہیں ہیں؟ اگر ہمیں مجبور کیا جاتا ہے، تاہم، ہم ای میل کے ذریعے "حتمی" پی ڈی ایف میں تبدیل کرنے کے لیے کسی دستاویز کے مسودوں کا تبادلہ ترک نہیں کرنا چاہتے، ہم کم از کم کچھ احتیاطی تدابیر اختیار کرتے ہیں تاکہ کوئی بھی ہیرا پھیری یقینی طور پر ناممکن نہ ہو لیکن کم از کم مزید۔ مشکل ذیل میں ہم ایک سادہ آپریٹنگ راستے کی نشاندہی کرتے ہیں، جو ایک مفید حوالہ ہو سکتا ہے۔
اپنانے کے لئے اہم کسوٹی؟ اگر ضروری ہو تو اس کی صداقت یا اس کی ممکنہ جعلسازی کو ثابت کرنے کے لیے ہماری حتمی پی ڈی ایف کو "ٹریس" کیا جانا چاہیے۔ بہترین طریقہ، جو پہلے سے ہی ایک اچھی گارنٹی بناتا ہے، ہمارے ای میل ایکسچینج میں کم از کم PEC (تصدیق شدہ الیکٹرانک میل) کو اپنانا ہے، جو کہ شہریوں کی ایک اچھی تعداد کسی بھی صورت میں پہلے سے موجود ہے: پیشہ ور افراد کیونکہ یہ ایک ریگولیٹری ذمہ داری ہے، عام شہریوں کی وجہ سے اسپیڈ (ذاتی ڈیجیٹل شناخت کے انتظام کے لیے الیکٹرانک طریقہ کار جو اب عوامی انتظامیہ کے ساتھ تقریباً تمام تعلقات کے لیے ضروری ہے) کا جبری پھیلاؤ اس دوران ہر ایک کو Pec کو اپنانے پر مجبور کر رہا ہے۔
لیکن یہاں تک کہ اگر ہم مصدقہ ای میل کے ذریعے دستاویزات کا تبادلہ کرنے کے قابل تھے، تو یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ کچھ احتیاطی تدابیر کو مدنظر رکھتے ہوئے اپنی دستاویزات، یہاں تک کہ عارضی دستاویزات بھی تیار کریں۔ ہماری تحریروں کی حتمی تبدیلی میں، جو زیادہ تر صورتوں میں ورڈ (آفس) کی شکل میں لکھی جائے گی، ہم ایک پی ڈی ایف ترتیب دینے کی کوشش کرتے ہیں، ایک ایسا فارمیٹ جو وسیع پیمانے پر دستاویزات کے لیے استعمال ہوتا ہے جس میں کچھ رسمیت ہوتی ہے، جو آسانی سے ہیرا پھیری کی اجازت نہیں دیتی۔
دفاعی لائن
تو آئیے ورڈ فائل کو حفظ کرنے کی سادہ مشق کا سہارا لینے سے گریز کریں، جس پر ہم نے متن کے آخر میں اسکین ڈال کر، براہ راست ورڈ سافٹ ویئر میں موجود پی ڈی ایف ٹرانسفارمیشن فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے دستخط چسپاں کر دیا ہے۔ نتیجہ متن کے ساتھ ایک فائل ہوگی جسے بڑی آسانی کے ساتھ منتخب، کاپی، تبدیل (اور اس وجہ سے جوڑ توڑ) کیا جاسکتا ہے۔
دھوکہ بازوں کے لیے زندگی کو قدرے مشکل بنانے کے لیے آئیے اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہم اپنے دستاویز کو پی ڈی ایف فارمیٹ یا انکرپٹڈ اور پاس ورڈ سے محفوظ رکھتے ہیں، یا کم از کم ناقابل ترمیم فارمیٹ میں، یعنی عملی طور پر متن کے ساتھ تصویر کے مساوی فارمیٹ میں منتخب کیا جا سکتا ہے.
سب سے آسان اور فوری حل یہ ہے کہ ہم اپنے متن کو پرنٹ کریں اور اسے اپنے سکینر سے اسکین کریں، اسے براہ راست غیر قابل تدوین پی ڈی ایف فارمیٹ میں محفوظ کریں۔ لیکن یہ دستاویز ناقص معیار کی ہو گی اور ممکنہ طور پر کسی اور کے ذریعے دوبارہ دستخط کیے جائیں گے اور مزید کم معیار کی حتمی مصنوع کے ساتھ دوبارہ سکین کیا جائے گا، غیر اطمینان بخش، مزید یہ کہ صداقت کے کسی بھی معیار یا "سیڈو-صداقت" سے مطابقت نہیں رکھتا۔
اپنی دستاویز کی جمالیاتی سالمیت کی ضمانت دینے کے لیے ہمیں اسکینر کے ذریعے دہرائے جانے والے اقدامات سے بچنے کی کوشش کرنی ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے ہم ادا شدہ پروگرام استعمال کر سکتے ہیں جیسے کہ کلاسک ایکروبیٹ، مفت ایکروبیٹ ریڈر سافٹ ویئر کا تجارتی ورژن۔ لیکن کچھ اور آسان اقدامات کے ساتھ ہم مفت حل کا بھی سہارا لے سکتے ہیں۔ اس سلسلے میں، ہم آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ ویب کے ذریعے بہت سی خدمات سے پرہیز کریں جو آپ کو ورڈ فائل کو منتقل کرنے کی اجازت دیتی ہیں اور اسے ہمارے مطلوبہ فارمیٹ میں واپس کرنے کی اجازت دیتی ہیں: غیر محفوظ دستاویز میں اضافی ٹرانسمیشن چینل شامل کرنا ایک مزید خطرے کے مواقع کی نمائندگی کرتا ہے۔ حل یہ ہمارے ساتھ کرنا بہتر ہے۔
ممکنہ حل
جس طریقہ کی ہم تجویز کرتے ہیں وہ یہ ہے کہ ہم مفت سافٹ ویئر کے امتزاج کا سہارا لیں جسے ہم انٹرنیٹ سے براہ راست ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں، یا شاید عوامی ڈومین کے ادا شدہ پروگراموں کے مفت "آزمائشی" ورژن، جو ہماری ورڈ فائل کو ایک ڈبل پاس سے مشروط کرتے ہیں تاکہ آخر میں ایک تخلیق ہو سکے۔ پی ڈی ایف فائل جس میں کسی بھی صورت میں مشکل کے ساتھ ترمیم یا ترمیم نہیں کی جاسکتی ہے۔ پہلا قدم یہ ہے کہ آپشنز میں سے پی ڈی ایف فارمیٹ کا انتخاب کرکے اپنی ورڈ فائل کو کھولیں اور اسے براہ راست ورڈ میں اسٹور کریں۔ نتیجہ ایک قابل تدوین پی ڈی ایف فائل ہو گا۔ ہم متن اور تصاویر کے انتظام اور پروسیسنگ میں مہارت رکھنے والے سافٹ ویئر ہاؤسز کی طرف سے پیش کردہ ایپلیکیشنز میں سے کسی ایک کے مفت یا "آزمائشی" ورژن کا استعمال کرتے ہوئے اسے کثیر صفحات پر مشتمل TIFF فارمیٹ فائل میں تبدیل کریں گے۔ ہم ان میں سے دو کی طرف اشارہ کرتے ہیں: پی ڈی ایف-ایکس چینج ایڈیٹر o فاکسٹ پی ڈی ایف ایڈیٹر. اس وقت ہم اپنی TIFF فائل کو دوبارہ پی ڈی ایف میں تبدیل کر دیں گے، اس بار ناقابل ترمیم (کیونکہ یہ کسی تصویر کی تبدیلی کا نتیجہ ہے نہ کہ کسی متن کا)۔ یا اس سے بھی بہتر (قابل تدوین ورژن کو بحال کرنے کے کسی مفروضے سے بچنے کے لیے) ایک اور مفت سافٹ ویئر کے ساتھ، بہترین IrfanView.
کھیل ہو گیا ہے۔ تاہم، ہم اپنی سیکیورٹی، آئی ٹی اور اس سے آگے کے لیے جو بہترین راستہ دے سکتے ہیں اسے ذہن میں رکھتے ہوئے تو آئیے، بہت زیادہ پریشانی کے بغیر لیکن تیز رفتاری سے، ناگزیر ڈیجیٹل تحفظ اور مدد کے اوزار: Pec، Spid اور ڈیجیٹل دستخط کی طرف ہماری "منتقلی" مکمل کریں۔
