原始文档越来越虚拟化。 主角是PDF格式。 代替物理签名，用笔在一张纸上放在我们的对话者面前，交换草稿并通过网络和电子邮件返回伪原创副本。 一个当然方便的解决方案，由于大流行病对旅行和个人会议的限制而加速了这一解决方案。 确保文件完整性和保护的安全解决方案？ 一点也不。 为了尽可能地保护我们自己免受假冒和相关诈骗，电子文件交换必须小心谨慎，了解风险并采取相关操作预防措施。 让我们看看为什么以及如何尝试解决这个问题。
理想的解决方案
数字身份、经过认证的电子邮件、电子签名、加密文档、受高级算法保护的 PDF。 在文件交换和存储方面，不乏可以保证几乎绝对安全的武器。 在专业人士中，这一切都已成为习惯、强制和不可避免的。 公民与公共行政部门之间的关系也在发生着同样的变化，但发生得有些缓慢。 但不幸的是，在绝大多数情况下，公民之间的关系不会发生这种情况。 在很多很多情况下。 让我们举一个例子：由于 Covid，公寓集会主要以电子方式进行。 我们是否确定说明大会决议的会议记录始终以最正确的方式准备，以保证其安全性和完全合法的合法性？ 通常情况并非如此。
电子文件的风险
首先是一个前提，它实际上也涉及以完全传统形式建立的文件，并带有原始手写签名。 在电子技术和摄影应用的帮助下，一切都可以被操纵。 但是，干预原始手写文本（最安全的解决方案，即使现在已经完全过时）是一回事，而对用计算机字符甚至旧字符编写的文档进行操作总是相当容易。打字机，特别是如果不是直接用钢笔在原件上签名的话。 扫描仪、光学识别软件或具有适当功能的 PDF 图像处理程序（它们也可以在 Web 上免费找到）并且骗局已经完成，甚至不需要特别熟练这些东西。
当然，如果文件以原件的形式保存在某处，并直接用钢笔签名，则有很大的空间可以质疑任何篡改，展示原件并尽可能获得专家意见。 但是，如果“原始”文件是对话者之间反复交换草稿的结果，他们可能只是通过简单地粘贴扫描签名来在连续的阶段上签名（是这样的，回到组装的例子）共管，在指定的大会主席、秘书和共管管理人之间交换的报告草稿）最终文件将无法保证安全，根据规定，它本身不能被视为原件。
安全，做最少的事
我们关于公寓装配的例子可以很容易地转化为许多任务和情况。 作为装备薄弱、还不习惯“专业”手段的市民，如何保证最低保障？ 但是，如果我们被迫，我们不想放弃通过电子邮件交换文档草稿以转换为“最终”PDF，我们至少会采取一些预防措施来使任何操作当然不是不可能的，但至少更多难的。 下面我们给出一个比较简单的操作路径，可以作为参考。
采用的主要标准？ 我们最终的 PDF 必须被“追踪”，以在必要时证明其真实性或可能的伪造。 已经构成良好保证的最佳方式是在我们的电子邮件交换中至少采用 PEC（经过认证的电子邮件），无论如何，很多公民已经拥有：专业人士，因为这构成了监管义务，普通公民，因为 Spid（现在几乎所有与公共行政部门的关系都需要管理个人数字身份的电子程序）的天意强制传播同时推动每个人同时采用 Pec。
但是，即使我们能够通过经过认证的电子邮件交换文件，我们还是建议您准备好我们的文件，即使是临时文件，也要遵守一些预防措施。 在我们的文本（大多数情况下将以 Word（Office）格式编写）的最终转换中，我们尝试设置 PDF，这是一种广泛用于具有某种形式的文档的格式，不允许轻松操作。
防线
因此，让我们避免诉诸于记忆 Word 文件的简单做法，我们可能已经通过在文本末尾插入其扫描件、使用直接包含在 Word 软件中的 PDF 转换功能来附加签名。 结果将是一个包含文本的文件，可以非常轻松地选择、复制、替换（并因此操作）。
为了让作弊者的生活变得更加困难，让我们确保以 PDF 格式或加密并受密码保护的格式存储我们的文档，或者至少以不可编辑的格式存储我们的文档，即实际上等同于带有无法编辑的文本的照片的格式可以选择。
最简单和最直接的解决方案是打印我们的文本并用我们的扫描仪扫描它，将其直接保存为不可编辑的 PDF 格式。 但是这份文件的质量会很差，很可能会被其他人重新签名和重新扫描，最终产品的质量会进一步降低，不能令人满意，而且与任何真实性或“伪真实性”的标准都不兼容。
因此，为了保证文档的美观完整性，我们将不得不尽量避免扫描仪可能重复的步骤。 为此，我们可以使用付费程序，例如经典 Acrobat，这是免费 Acrobat Reader 软件的商业版本。 但通过几个简单的步骤，我们也可以求助于免费解决方案。 在这方面，我们建议您避免通过 Web 提供的许多服务，这些服务允许您传输 Word 文件并以我们需要的格式返回：为未受保护的文档添加额外的传输通道代表了进一步的风险机会，而不是解决方案。 最好和我们一起做。
可能的解决方案
我们推荐的方法是结合使用我们可以直接从 Internet 下载的免费软件，或者可能是公共领域付费程序的免费“试用”版本，使我们的 Word 文件经过双重处理，最后生成一个在任何情况下都无法编辑或难以编辑的 PDF 文件。 第一步是打开我们的 Word 文件，并通过从选项中选择 PDF 格式将其直接存储在 Word 中。 结果将是一个可编辑的 PDF 文件。 我们将使用专门从事文本和图像管理和处理的软件公司提供的应用程序之一的免费或“试用”版本将其转换为多页 TIFF 格式文件。 我们指出其中两个： PDF-XChange编辑器 o 福昕PDF编辑器. 在这一点上，我们将再次将我们的 TIFF 文件转换为 PDF，这次是不可编辑的（因为它是图像而不是文本转换的结果）使用我们用于第一步的两个软件之一甚至更好（为了避免任何恢复可编辑版本的假设）与另一个免费软件，优秀的 IrfanView的.
游戏结束了。 但是，请记住我们可以为我们的安全、IT 及其他方面提供的最佳途径。 因此，让我们不要太着急，但要快速地完成我们向不可避免的数字保护和帮助工具的“过渡”：Pec、Spid 和数字签名。
