Orijinal belgeler giderek sanal hale geliyor. Ana kahramanı PDF formatıdır. Muhatabımızın önüne bir kağıt üzerine kalemle atılan fiziksel imza yerine, taslaklar değiş tokuş edilir ve Web ve e-posta yoluyla sözde orijinal kopyalar iade edilir. Pandeminin dayattığı seyahat ve kişisel toplantılardaki frenlerle hızlanan, kesinlikle uygun bir çözüm. Belgelerimizin bütünlüğü ve korunması için güvenli bir çözüm mü? Hiç de bile. Kendimizi kalpazanlıktan ve ilgili dolandırıcılıklardan mümkün olduğunca korumak için, elektronik belge alışverişi dikkatle, risklerin bilincinde olarak ve ilgili operasyonel önlemlerle yapılmalıdır. Sorunu neden ve nasıl çözmeye çalışacağımızı görelim.
ideal çözüm
Dijital kimlik, onaylı e-posta, elektronik imza, şifreli belgeler, gelişmiş bir algoritma ile korunan PDF'ler. Belgelerin değiş tokuşu ve saklanmasında neredeyse mutlak güvenliği garanti edecek silah sıkıntısı yoktur. Profesyoneller arasında tüm bunlar alışılmış, zorunlu ve kaçınılmaz hale geldi. Aynı şey, vatandaş ile kamu yönetimi arasındaki ilişkide de biraz yavaş oluyor. Ancak bu, ne yazık ki, vakaların büyük çoğunluğunda, vatandaşlar arasındaki ilişkilerde gerçekleşmez. Pek çok durumda. Pek çok örnekten birini ele alalım: Covid nedeniyle ağırlıklı olarak elektronik ortamda gerçekleşen kat mülkiyeti montajları. Meclis kararlarının hesabını veren tutanakların her zaman en doğru şekilde, bunların güvenliğini ve hukuka uygunluğunu garanti altına alacak şekilde hazırlandığından emin miyiz? Çoğu zaman durum böyle değildir.
Elektronik belgenin riskleri
Her şeyden önce, aslında tamamen geleneksel bir biçimde düzenlenmiş, orijinal el yazısı imzalarla tamamlanan belgelerle de ilgili bir öncül. Elektronik teknolojilerin ve fotoğraf uygulamalarının yardımıyla her şey manipüle edilebilir. Ancak orijinal bir el yazısı metne müdahale etmek bir şeydir (şimdiye kadar tamamen geçerliliğini yitirmiş olsa bile en güvenli çözüm) ve başka bir şey, bir bilgisayarın veya hatta eski bir karakterin karakterleriyle yazılmış bir belgeyi her zaman oldukça kolay bir şekilde değiştirmektir. daktiloda, özellikle aslı doğrudan kalemle imzalanmamışsa. Uygun işlevlere sahip bir tarayıcı, bir optik tanıma yazılımı veya bir PDF görüntü işleme programı (bunlar ayrıca Web'de ücretsiz olarak bulunabilir) ve dolandırıcılık, bu konularda özel bir beceriye sahip olmaya bile gerek kalmadan yapılır.
Tabii ki, belge orijinal bir kopyanın bir yerinde, imzalar doğrudan bir kalemle atılmış olarak tutulursa, orijinal kopyayı olası bir uzman görüşü rahatlığıyla sergileyerek herhangi bir manipülasyona itiraz etmek için iyi bir alan vardır. Ancak, "orijinal" belge, muhataplar arasında, belki de sadece taranmış bir imzayı yapıştırarak birbirini izleyen aşamalarda imzalarını atmış olan muhataplar arasında tekrarlanan bir taslak alışverişinin sonucuysa (durum, örneğin bir araya getirilmesi örneğine dönecek olursak). kat mülkiyeti, kurul için görevlendirilen başkan, katip ve kat maliki arasında taslak olarak değiştirilen bir raporun) nihai belgenin güvenlik garantisi olmayacak ve yönetmeliğe göre kendi başına orijinal sayılamaz.
Güvenlik, yapılması gereken minimum
kat mülkiyeti montajıyla ilgili örneğimiz kolayca birçok göreve ve duruma çevrilebilir. Yetersiz donanıma sahip ve hala “profesyonel” araçlara alışmamış vatandaşlar olarak asgari bir garantiyi nasıl sağlayabiliriz? Bununla birlikte, mecbur kalırsak, "nihai" bir PDF'ye dönüştürülecek bir belgenin taslaklarını e-posta yoluyla değiş tokuş etmekten vazgeçmek istemiyorsak, herhangi bir manipülasyonu kesinlikle imkansız değil ama en azından daha fazla hale getirmek için en azından bazı önlemler alıyoruz. zor. Aşağıda, faydalı bir referans olabilecek oldukça basit bir çalışma yolunu gösteriyoruz.
Kabul edilmesi gereken ana kriter? Nihai PDF'miz, gerekirse gerçekliğini veya olası sahteciliğini kanıtlamak için "takip edilmelidir". Halihazırda iyi bir garanti teşkil eden en iyi yol, e-posta alışverişimizde en azından PEC'yi (sertifikalı elektronik posta) benimsemek, ki bu zaten çok sayıda vatandaşın zaten sahip olduğu: profesyoneller, çünkü bu bir düzenleyici zorunluluk teşkil ediyor, sıradan vatandaşlar çünkü bu arada Spid'in ilahi zorla yayılması (şu anda kamu idareleriyle neredeyse tüm ilişkiler için gerekli olan kişisel dijital kimliği yönetmek için elektronik prosedür) bu arada herkesi Pec'i benimsemeye itiyor.
Ancak onaylı e-posta ile belge alışverişi yapabilsek bile, geçici de olsa belgelerimizi bazı önlemler alarak hazırlamanız tavsiye edilir. Çoğu durumda Word (Office) formatında yazılacak olan metinlerimizin son dönüşümünde, bazı formaliteleri olan ve kolay manipülasyona izin vermeyen belgeler için yaygın olarak kullanılan bir format olan bir PDF kurmaya çalışıyoruz.
savunma hattı
Bu nedenle, doğrudan Word yazılımında bulunan PDF dönüştürme işlevini kullanarak metnin sonuna taramasını ekleyerek bir imza eklemiş olabileceğimiz bir Word dosyasını ezberleme gibi basit bir uygulamaya başvurmaktan kaçınalım. Sonuç, büyük bir kolaylıkla seçilebilen, kopyalanabilen, değiştirilebilen (ve dolayısıyla manipüle edilebilen) metin içeren bir dosya olacaktır.
Dolandırıcılar için hayatı biraz daha zorlaştırmak için, belgemizi PDF biçiminde veya şifreli ve parola korumalı olarak veya en azından düzenlenemez biçimde, yani pratik olarak bir fotoğrafınkine eşdeğer bir biçimde ve metinle birlikte sakladığımızdan emin olalım. seçilebilir.
En basit ve en acil çözüm, metnimizi yazdırıp tarayıcımızla tarayarak doğrudan düzenlenemez PDF biçiminde kaydetmektir. Ancak bu belgenin kalitesi düşük olacak ve muhtemelen başka biri tarafından yeniden imzalanacak ve yeniden taranacak, kalitesi daha da azaltılmış, tatmin edici olmayan ve ayrıca herhangi bir özgünlük veya "sahte özgünlük" kriteriyle bağdaşmayan bir nihai ürün ortaya çıkacaktır.
Bu nedenle, belgemizin estetik bütünlüğünü garanti etmek için, belki de bir tarayıcı tarafından tekrarlanan adımlardan kaçınmaya çalışmamız gerekecek. Bunu yapmak için, ücretsiz Acrobat Reader yazılımının ticari versiyonu olan klasik Acrobat gibi ücretli programları kullanabiliriz. Ancak birkaç basit adımla ücretsiz çözümlere de başvurabiliriz. Bu bağlamda, bir Word dosyasını iletmenize ve onu bizim ihtiyacımız olan formatta geri göndermenize izin veren Web üzerinden birçok hizmetten kaçınmanızı tavsiye ederiz: korumasız bir belgeye ek bir iletim kanalı eklemek, bir kayıp yerine daha fazla risk fırsatı sunar. çözüm. Bizimle yapsan iyi olur.
Muhtemel çözümler
Önerdiğimiz yöntem, doğrudan İnternetten indirebileceğimiz ücretsiz yazılımların bir kombinasyonuna veya belki de kamuya açık ücretli programların ücretsiz "deneme" sürümlerine başvurmak ve Word dosyamızı sonunda oluşturmak için çift geçişe tabi tutmaktır. Hiçbir durumda zorlukla düzenlenemeyen veya düzenlenemeyen PDF dosyası. İlk adım Word dosyamızı açıp seçeneklerden PDF formatını seçerek doğrudan Word'de saklamaktır. Sonuç, düzenlenebilir bir PDF dosyası olacaktır. Metin ve görüntülerin yönetimi ve işlenmesi konusunda uzmanlaşmış yazılım evleri tarafından sunulan uygulamalardan birinin ücretsiz veya "deneme" sürümlerini kullanarak çok sayfalı TIFF formatındaki bir dosyaya dönüştüreceğiz. Bunlardan ikisini belirtiyoruz: PDF-XChange Editör o Foxit Pdf Düzenleyici. Bu noktada, ilk adımda kullandığımız iki yazılımdan birini kullanarak TIFF dosyamızı bu kez düzenlenemez (çünkü bir metnin değil bir görüntünün dönüştürülmesinin sonucudur) bir PDF'ye dönüştüreceğiz. veya daha iyisi (düzenlenebilir sürümü geri yükleme hipotezinden kaçınmak için) başka bir özgür yazılımla, mükemmel olanla IrfanView.
Oyun bitti. Ancak, güvenliğimize, BT'ye ve ötesine verebileceğimiz en iyi yolu aklımızda tutarak. Öyleyse, çok fazla endişelenmeden, ancak hızlı bir şekilde, kaçınılmaz dijital koruma ve yardım araçlarına doğru "geçişimizi" tamamlayalım: Pec, Spid ve dijital imza.
