Тема тендеров между частными компаниями и агентствами всегда была в центре внимания системы коммуникаций. Также для связей с общественностью хорошей практикой является наличие четких указаний для правильного проведения тендера. Чтобы дать более определенные признаки хорошего поведения в этом вопросе УПА и Ассорел составили документ, в котором указано Руководство по правильному и прозрачному проведению процесса отбора Агентств клиентами по случаю тендера.
Консультация, по мнению обеих Ассоциаций, является наиболее выгодным способом начать выбор PR-агентства. Если, с другой стороны, по причинам компании необходимо провести тендер, рекомендуется иметь указания для правильного его проведения. Чтобы удовлетворить эту потребность, Ассоциации компаний и PR-агентств, UPA и Assorel решили создать единый общий справочный документ: это не обязательные указания, так как тендеры такого типа проводятся между частными лицами, а принципы, общие для клиентов. и агентства.
Основные положения документа касаются:
идеальное количество участников тендера (3 агентства плюс выходящее),
· указание Агентств, приглашенных к участию, с единым для всех и максимально исчерпывающим кратким описанием,
· методы и критерии оценки представленных проектов, которые должен предвидеть Заказчик, а также указание Команды Агентства, которая будет работать над проектом,
время презентации, которое должно соответствовать характеристикам самого проекта,
· кроме того, обязательства и сложность проекта делают целесообразным определение возмещения расходов по фиксированной ставке, одинаковой для всех.
С помощью этих «Руководств» мы хотели установить отношения, которые принесут пользу качеству работы и результатам для обеих сторон.
