Как выставляете электронный счет? Как он сохраняется? Что происходит в случае ошибки? Что делать, если клиент не может загрузить его? На все эти вопросы необходимо ответить до 2019 января XNUMX года, когда вступит в силу обязательство по электронному выставлению счетов-фактур между физическими лицами. Помогать океан номеров НДС задействован в новинке – около 5 миллионов – Агентство по доходам создало справочник со всей полезной информацией. Вот краткое изложение наиболее важных шагов.
КАК ПОДГОТОВИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ
Агентство по доходам бесплатно предоставляет три типа программ для подготовки электронных счетов:
- Веб-процедура, которую можно использовать (также через посредника) через портал "Счета и сборы», доступ к которому можно получить, введя учетные данные Спид, то Национальная служебная карта или Фисконлайн/Энтрател. Эта услуга позволяет подготовить электронный счет в формате XML (что является обязательным), а также просмотреть его в формате Pdf. После завершения процедуры XML-файл можно снова проверить, изменить, сохранить на компьютере и, наконец, передать в систему обмена (SdI).
- Программное обеспечение, которое можно загрузить на компьютер, которое, однако, позволяет вам только подготовить счет, потому что вы работаете в автономном режиме. В этом случае для отправки счета в ЭП необходимо открыть портал «Fatture e Corrispettivi» и использовать только функцию «Передача».
- инвойс“, приложение для планшетов и смартфонов, которое можно скачать в магазинах Android o Apple. Он позволяет подготовить электронный счет-фактуру и отправить его в ЭП.
Эти процедуры особенно предназначены для операторов, которые выставляют небольшое количество счетов-фактур и обычно используют программы обработки текстов или предварительно распечатанные бумажные шаблоны. Как вариант, можно отследить в сети различное частное ПО, которое, впрочем, разумеется, платное.
КАК ОТПРАВИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ КЛИЕНТУ
Электронные счета-фактуры всегда должны направляться клиентам через ЭП, в противном случае они считаются не выдается.
XML-файл электронного счета-фактуры может быть отправлен в ЭП по различным каналам.
О первых двух мы уже говорили:
- Портал "Счета и сборы» на сайте налоговой службы.
- Приложение "инвойс».
К ним добавляются:
- Сертифицированная электронная почта (Pec), отправив прикрепленный файл на адрес sdi01@pec.fatturapa.it.
- Телематический канал (Ftp или веб-сервис), ранее активированный между серверами компании и ES. Эта процедура предназначена для компаний с высокой степенью компьютеризации, которым необходимо передавать очень большое количество файлов электронных счетов.
Для правильной отправки электронного счета важно, чтобы он содержал электронный адрес, который клиент сообщил поставщику. Этот адрес может быть только:
- Адрес Pec, в этом случае необходимо будет заполнить поле счета-фактуры «Код получателя» значением «0000000» (семь раз ноль) и поле «Получатель Pec» с адресом Pec, сообщенным клиентом.
- 7-значный буквенно-цифровой код: в этом случае необходимо будет только заполнить поле счета-фактуры «Код получателя» кодом, сообщенным клиентом.
НЕПРАВИЛЬНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ: «ОТКЛОНЕНИЕ КВИТАНЦИИ»
ЭП проверяет накладную и при обнаружении ошибок отбрасывает ее, отправляя человеку, приславшему файл отклонить получение, который содержит краткое описание совершенной ошибки. Кроме того, отклоненная квитанция также архивируется в аутентифицированной области «Консультация-Мониторинг переданных файлов» портала «Счета и сборы» Агентства по доходам.
ПРАВИЛЬНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ: «Квитанция о доставке»
Если же электронный счет-фактура правильный, ЭП доставляет его адресату и отправляет лицу, отправившему файл, квитанция о доставке с указанием точной даты и времени отправки документа.
Также в этом случае дубликат электронного счета-фактуры всегда предоставляется как заказчику, так и поставщику в их зарезервированных областях «Соответствующая консультация по данным для целей НДС» портала "Счета и сборы». Это не деталь: дубликат электронного счета-фактуры имеет ту же юридическую силу, что и исходный файл счета-фактуры.
ПРАВИЛЬНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ: «Квитанция о невозможности доставки»
Если счет-фактура был отправлен правильно, но не доставлен из-за технических проблем, затрагивающих получателя, система отправляет человеку, отправившему файл, квитанция о невозможности доставки.
В этом случае счет-фактура считается выставленным для поставщика, но еще не полученным окончательно для целей налогообложения покупателем. По этой причине тот, кто выставил счет-фактуру, должен уведомить клиента о том, что он может загрузить дубликат документа в зарезервированной области «Консультация соответствующих данных для целей НДС» портала "Счета и сборы». Дата вступления в силу вычета НДС для клиента начинается с момента отображения/загрузки счета-фактуры.
КАК ХРАНЯТСЯ ЭЛЕКТРОННЫЕ СЧЕТА
Каждый электронный счет-фактура должен храниться в цифровом формате, и это обязательство распространяется как на тех, кто его выставляет, так и на тех, кто его получает. Однако недостаточно сохранить файл в памяти компьютера: необходимо следовать процессу, технически регламентированному законом.
Несколько сертифицированных частных операторов предлагают законную услугу электронного хранилища, но для тех, кто не хочет тратить деньги, Агентство по доходам предлагает бесплатную услугу, к которой всегда можно получить доступ из зарезервированной области портала ".Счета и сборы».
