Difuzarea noilor tehnologii în organizațiile de producție a ridicat problema legitimității utilizării echipamentelor capabile să fie utilizate în scopuri de control de la distanță a lucrătorilor și capabile să memoreze și să combine o mare cantitate de informații despre viața și obiceiurile lor de muncă.
După cum se știe, în această privință a intervenit unul dintre decretele delegate ale Legii locurilor de muncă, rescriind art. 4 din Statutul lucrătorilor privind reglementarea telecomenzilor lucrătorilor pentru a nu penaliza utilizarea noilor instrumente tehnologice și, în același timp, pentru a putea oferi o protecție reînnoită a vieții private și a demnității personale, prevăzând o coordonare necesară cu Codul de confidențialitate.
În special noul art. 4 din Statutul Muncitorilor:
- elimină interzicerea generală a controlului de la distanță a lucrătorilor. Mai mult, verificările sunt permise numai în scopurile predeterminate de lege: ceea ce duce la excluderea legitimității utilizării echipamentelor al căror scop este acela de a permite controale la distanță asupra lucrătorilor.
- simplificând procedura anterioară de concertare-autorizare, menține posibilitatea instalării unor astfel de echipamente doar pentru telecomenzi defensive, adică pentru nevoi organizatorice și de producție dovedite, siguranța muncii și protecția bunurilor companiei.
- exclude din procedura de concertare-autorizare, precum și din scopurile prestabilite, utilizarea instrumentelor necesare efectuării prestării muncii (așa-numitele instrumente de lucru precum tablete și smartphone-uri) atunci când posibilitatea de control este strict inerentă acestora, precum și instalarea de instrumente pentru înregistrarea accesului și prezenței (insignă).
- permite ca datele colectate prin controale neintenționate și cele privind instrumentele de lucru și registrele de prezență să fie utilizate în toate scopurile legate de raportul de muncă, cu condiția ca lucrătorului să i se furnizeze informații adecvate cu privire la metodele de utilizare a instrumentelor și de executare a controalelor, în respectarea prevederilor Codului de confidențialitate.
Posibilitatea de utilizare a datelor furnizate de instrumentele tehnologice (pentru muncă și nu) în toate scopurile legate de raportul de muncă este așadar subordonată, în sfera de aplicare a art. 4 din Statutul Lucrătorilor, să informeze lucrătorul despre modalitățile de utilizare a instrumentelor și să efectueze verificări și să respecte codul de confidențialitate (decretul legislativ 196/2003).
În acest context, trebuie acordată o atenție deosebită utilizării datelor biometrice, adică date referitoare la caracteristicile biologice (cum ar fi amprentele, structura venelor mâinii sau a degetelor, structura vasculară a retinei, forma irisului) sau comportamentale. (cum ar fi dinamica semnăturii, tipul de mers, timbrul vocii) unei persoane și permit identificarea lor unică.
Este vorba de informații sensibile care denotă o relație strânsă între organism și identitatea unui subiect și care, prin urmare, a avut nevoie de o prevedere specifică din partea Garantului de confidențialitate (12 noiembrie 2014) odată cu adoptarea Ghidurilor privind prelucrarea datelor biometrice.
Din prevederea Garantului reiese clar că utilizarea generalizată și nediscriminată a datelor biometrice nu poate fi considerată legală, chiar dacă funcțională pentru nevoi de securitate sumare sau în scopuri administrative. Instalarea de echipamente tehnologice de detectare, de exemplu a imaginii irisului sau a retinei, este permisă doar pentru a proteja accesul în „zonele sensibile”, având în vedere natura activităților desfășurate (cum ar fi procesele de producție periculoase sau zonele supuse la protecția secretă industrială) sau a patrimoniului (cum ar fi încăperi pentru păstrarea documentelor confidențiale sau a obiectelor de valoare) sau să permită utilizarea echipamentelor și utilajelor periculoase numai persoanelor calificate; amprenta sau emisia vocii pot fi folosite pentru autentificarea computerului (acces la baze de date sau PC-urile companiei), semnătura grafometrică pentru semnarea documentelor informatice.
În cazurile în care este permisă, prelucrarea datelor biometrice necesită încă o protecție sporită a vieții private, pentru care trebuie să se aplice în primul rând principiul necesității: sistemele informatice și programele informatice trebuie, așadar, configurate prin reducerea la minimum a utilizării datelor cu caracter personal și a datelor de identificare.
Inainte de a trece la utilizarea unui sistem biometric, asadar, este necesar sa se evalueze daca aceleasi scopuri pot fi urmarite prin date anonime sau prin sistemul biometric dar in asa fel incat sa permita identificarea lucratorului doar in caz de nevoie. .
În ceea ce privește utilizarea unui sistem biometric pentru controlul activității de muncă în temeiul art. 4 din Statutul lucrătorilor, va fi necesar să se deosebească sistemele biometrice funcționale pentru prestarea muncii sau pentru a permite accesul în anumite zone ale întreprinderii, supuse reglementării procedurii de concertare-autorizare, de acele simple accesorii ale instrumentarului necesar executa lucrarea.
În ambele cazuri, companiile vor fi în orice caz obligate să respecte garanțiile de confidențialitate, precum și să informeze în prealabil lucrătorii despre caracteristicile dispozitivului și despre metodele de utilizare aferente, precum și despre efectuarea verificărilor și a posibilitatea de a utiliza informațiile dobândite pentru măsuri disciplinare dacă se constată o încălcare a obligațiilor care decurg din contractul de muncă.
