O tema das licitações entre empresas e órgãos privados sempre esteve no centro das atenções do sistema de comunicação. Também para as Relações Públicas é uma boa prática ter indicações claras para a correta condução de uma licitação. Para dar mais indicações seguras de bom comportamento nesta matéria UPA e Assorel elaborou um documento que fornece a Diretrizes para uma condução correta e transparente do processo seletivo das Agências pelos clientes por ocasião de uma licitação.
A consulta é, na opinião de ambas as Associações, a forma mais rentável de iniciar a seleção de uma agência de RP. Se, por outro lado, por motivos societários for necessário realizar um concurso, é boa prática dispor de indicações para a correta execução do mesmo. Para responder a esta necessidade, as Associações de Empresas e Agências de RP, UPA e Assorel, decidiram produzir um único documento de referência comum: não são indicações obrigatórias, pois este tipo de concursos são realizados entre particulares, mas princípios partilhados entre Clientes e Agências.
Os principais pontos do documento dizem respeito a:
o número ideal de participantes no concurso (3 Agências mais a de saída),
· a indicação das Agências convidadas a participar com um resumo igual para todos e o mais exaustivo possível,
· os métodos e critérios de avaliação dos projetos apresentados que deverão ser antecipados pelo Cliente, bem como a indicação da Equipa da Agência que irá trabalhar no projeto,
os tempos de apresentação que devem ser congruentes com as características do próprio projeto,
· além disso, o empenho e a complexidade do projeto tornam aconselhável definir um reembolso de despesas de forma fixa e igual para todos.
Com estas 'Diretrizes' queríamos estabelecer uma relação que beneficiasse a qualidade do trabalho e os resultados para ambas as partes.
