Dokumen asli semakin menjadi virtual. Protagonis utama adalah format PDF. Alih-alih tanda tangan fisik, ditempatkan di depan lawan bicara kita dengan pena di selembar kertas, draf ditukar dan salinan asli palsu dikembalikan melalui Web dan email. Solusi yang pasti nyaman, dipercepat dengan mengerem perjalanan dan pertemuan pribadi yang dipaksakan oleh pandemi. Solusi aman untuk integritas dan perlindungan dokumen kita? Sama sekali tidak. Untuk melindungi diri kami sebanyak mungkin dari pemalsuan dan penipuan terkait, pertukaran dokumentasi secara elektronik harus dilakukan dengan hati-hati, kesadaran akan risiko, dan tindakan pencegahan operasional terkait. Mari kita lihat mengapa dan bagaimana mencoba memperbaiki masalah tersebut.
Solusi ideal
Identitas digital, email bersertifikat, tanda tangan elektronik, dokumen terenkripsi, PDF yang dilindungi dengan algoritme canggih. Tidak ada kekurangan senjata untuk menjamin keamanan yang hampir mutlak dalam pertukaran dan penyimpanan dokumen. Di kalangan profesional semua ini sudah menjadi kebiasaan, wajib, tak terelakkan. Hal yang sama, agak lambat, terjadi dalam hubungan antara warga negara dan administrasi publik. Namun sayangnya hal ini tidak terjadi, dalam sebagian besar kasus, dalam hubungan antar warga negara. Dalam banyak, banyak, situasi. Mari kita ambil satu contoh di antara banyak: majelis kondominium, yang karena Covid sebagian besar berlangsung secara elektronik. Apakah kita yakin risalah yang mempertanggungjawabkan keputusan majelis selalu disusun dengan cara yang paling benar untuk menjamin keamanannya dan keteraturan hukum yang utuh? Sangat sering hal ini tidak terjadi.
Risiko dokumen elektronik
Pertama-tama premis yang sebenarnya juga menyangkut dokumen yang dibuat dalam bentuk yang sepenuhnya tradisional, lengkap dengan tanda tangan asli. Dengan bantuan teknologi elektronik dan aplikasi fotografi semuanya dapat dimanipulasi. Tetapi mengintervensi teks tulisan tangan asli adalah satu hal (solusi teraman, bahkan jika sekarang sudah benar-benar usang) dan hal lainnya adalah manipulasi, yang selalu agak mudah, terhadap dokumen yang ditulis dengan karakter komputer atau bahkan karakter lama. mesin tik, apalagi jika tidak ditandatangani langsung dengan pena aslinya. Pemindai, perangkat lunak pengenal optik, atau program pengolah gambar PDF dengan fungsi yang sesuai (mereka juga dapat ditemukan di Web secara gratis) dan penipuan dilakukan, bahkan tanpa perlu ahli dalam hal-hal ini.
Tentu saja, jika dokumen disimpan di suatu tempat dalam salinan asli dengan tanda tangan dibubuhkan langsung dengan pena, ada ruang yang baik untuk menentang manipulasi apa pun, memamerkan salinan asli dengan kemungkinan kenyamanan dari pendapat ahli. Tetapi jika dokumen "asli" adalah hasil dari pertukaran draf yang berulang-ulang antara lawan bicara, yang mungkin telah membubuhkan tanda tangan mereka secara berurutan hanya dengan menempelkan tanda tangan yang dipindai (dalam hal ini, untuk kembali ke contoh perakitan kondominium, dari laporan yang dipertukarkan dalam konsep antara presiden yang ditunjuk untuk majelis, sekretaris dan administrator kondominium) dokumen akhir tidak akan memiliki jaminan keamanan dan menurut peraturan tidak dapat dianggap asli dengan sendirinya.
Keamanan, minimum yang harus dilakukan
contoh kami pada perakitan kondominium dapat dengan mudah diterjemahkan ke dalam banyak tugas dan situasi. Bagaimana kita bisa memastikan jaminan minimum, sebagai warga negara yang perlengkapannya buruk dan masih belum terbiasa dengan cara "profesional"? Namun, jika kami terpaksa, kami tidak ingin menyerah bertukar draf dokumen untuk diubah menjadi PDF "final" melalui email, kami mengadopsi setidaknya beberapa tindakan pencegahan untuk membuat manipulasi apa pun bukan tidak mungkin tetapi setidaknya lebih sulit. Di bawah ini kami menunjukkan jalur operasi yang agak sederhana, yang dapat menjadi referensi yang berguna.
Kriteria utama untuk diadopsi? PDF terakhir kami harus "dilacak" untuk membuktikan, jika perlu, keasliannya atau kemungkinan pemalsuan. Cara terbaik, yang sudah merupakan jaminan yang baik, adalah mengadopsi setidaknya PEC (surat elektronik bersertifikat) dalam pertukaran email kami, yang sudah dimiliki oleh banyak warga: profesional karena ini merupakan kewajiban peraturan, warga negara biasa karena difusi paksa Spid (prosedur elektronik untuk mengelola identitas digital pribadi sekarang diperlukan untuk hampir semua hubungan dengan administrasi publik) sementara itu mendorong semua orang untuk mengadopsi Pec.
Tetapi meskipun kami dapat bertukar dokumentasi melalui email bersertifikat, disarankan untuk menyiapkan dokumen kami, bahkan yang sementara, dengan memperhatikan beberapa tindakan pencegahan. Dalam transformasi terakhir teks kami, yang dalam banyak kasus akan ditulis dalam format Word (Office), kami mencoba untuk menyiapkan PDF, format yang banyak digunakan untuk dokumen yang memiliki formalitas tertentu, yang tidak memungkinkan manipulasi yang mudah.
Garis pertahanan
Jadi mari kita hindari menggunakan praktik sederhana menghafal file Word, yang mungkin telah kita beri tanda tangan dengan memasukkan pindaiannya di akhir teks, menggunakan fungsi transformasi PDF yang terdapat langsung di perangkat lunak Word. Hasilnya adalah file dengan teks yang dapat dipilih, disalin, diganti (dan karenanya dimanipulasi) dengan sangat mudah.
Untuk membuat hidup sedikit lebih sulit bagi para penipu, pastikan kita menyimpan dokumen kita dalam format PDF atau dienkripsi dan dilindungi kata sandi, atau setidaknya dalam format yang tidak dapat diedit, yaitu dalam format yang secara praktis setara dengan foto dengan teks yang tidak dapat diedit. dapat dipilih.
Solusi paling sederhana dan paling cepat adalah mencetak teks kami dan memindainya dengan pemindai kami, menyimpannya langsung dalam format PDF yang tidak dapat diedit. Tetapi dokumen ini akan berkualitas buruk dan mungkin akan ditandatangani ulang dan dipindai ulang oleh orang lain dengan produk akhir yang kualitasnya semakin berkurang, tidak memuaskan, terlebih lagi tidak sesuai dengan kriteria keaslian atau "keaslian semu".
Oleh karena itu, untuk menjamin integritas estetika dokumen kami, kami harus mencoba menghindari langkah-langkah yang mungkin diulangi oleh pemindai. Untuk melakukan ini, kita dapat menggunakan program berbayar seperti Acrobat klasik, versi komersial dari perangkat lunak Acrobat Reader gratis. Tetapi dengan beberapa langkah sederhana kita juga dapat menggunakan solusi gratis. Dalam hal ini, kami menyarankan Anda untuk menghindari banyak layanan melalui Web yang memungkinkan Anda mengirimkan file Word dan mengembalikannya dalam format yang kami perlukan: menambahkan saluran transmisi tambahan ke dokumen yang tidak dilindungi merupakan peluang risiko lebih lanjut daripada a larutan. Lebih baik melakukannya dengan kami.
Solusi yang memungkinkan
Metode yang kami sarankan adalah menggunakan kombinasi perangkat lunak gratis yang dapat kami unduh langsung dari Internet, atau mungkin versi "percobaan" gratis dari program berbayar domain publik, membuat file Word kami diberi akses ganda untuk menghasilkan a File PDF yang tidak dapat diedit atau diedit dalam hal apapun dengan susah payah. Langkah pertama adalah membuka file Word kita dan menyimpannya langsung di Word dengan memilih format PDF dari opsi. Hasilnya akan menjadi file PDF yang dapat diedit. Kami akan mengubahnya menjadi file format TIFF multi-halaman menggunakan versi gratis atau "percobaan" dari salah satu aplikasi yang ditawarkan oleh rumah perangkat lunak yang berspesialisasi dalam pengelolaan dan pemrosesan teks dan gambar. Kami menunjukkan dua di antaranya: Editor PDF-X o Editor Pdf Foxit. Pada titik ini kita akan mengubah lagi file TIFF kita menjadi PDF, kali ini tidak dapat diedit (karena merupakan hasil konversi gambar dan bukan teks) menggunakan salah satu dari dua perangkat lunak yang kita gunakan untuk langkah pertama. atau bahkan lebih baik (untuk menghindari hipotesis memulihkan versi yang dapat diedit) dengan perangkat lunak gratis lainnya, yang terbaik IrfanView.
Permainan selesai. Namun, ingatlah jalan terbaik yang dapat kami berikan untuk keamanan, TI, dan lainnya. Jadi mari selesaikan, tanpa terlalu banyak kecemasan tetapi dengan langkah cepat, "transisi" kita menuju alat perlindungan dan bantuan digital yang tak terelakkan: Pec, Spid, dan tanda tangan digital.
