निजी कंपनियों और एजेंसियों के बीच निविदाओं का विषय हमेशा संचार प्रणाली के ध्यान का केंद्र रहा है। जनसंपर्क के लिए भी निविदा के सही संचालन के लिए स्पष्ट संकेत होना अच्छा अभ्यास है। इस मामले पर अच्छे व्यवहार के और निश्चित संकेत देने के लिए यूपीए और असोरेल एक दस्तावेज तैयार किया है जो प्रदान करता है चयन प्रक्रिया के सही और पारदर्शी आचरण के लिए दिशानिर्देश निविदा के अवसर पर ग्राहकों द्वारा एजेंसियों की।
परामर्श, दोनों संघों की राय में, पीआर एजेंसी का चयन शुरू करने का सबसे लाभदायक तरीका है। दूसरी ओर, अगर कंपनी के कारणों के लिए एक निविदा आयोजित की जानी चाहिए, तो उसके सही निष्पादन के लिए संकेत देना अच्छा अभ्यास है। इस जरूरत को पूरा करने के लिए, कंपनियों और पीआर एजेंसियों, यूपीए और एसोरेल के संघों ने एक सामान्य संदर्भ दस्तावेज तैयार करने का फैसला किया है: ये अनिवार्य संकेत नहीं हैं, क्योंकि इस प्रकार की निविदाएं निजी व्यक्तियों के बीच की जाती हैं, लेकिन सिद्धांतों को ग्राहकों के बीच साझा किया जाता है। और एजेंसियां।
दस्तावेज़ चिंता के मुख्य बिंदु:
निविदा में भाग लेने वालों की आदर्श संख्या (3 एजेंसियां प्लस आउटगोइंग),
· भाग लेने के लिए आमंत्रित एजेंसियों का एक संक्षिप्त विवरण जो सभी के लिए समान है और यथासंभव विस्तृत है,
· पेश की गई परियोजनाओं के तरीके और मूल्यांकन मानदंड जिनका ग्राहक द्वारा अनुमान लगाया जाना चाहिए, साथ ही एजेंसी टीम का संकेत जो परियोजना पर काम करेगी,
प्रस्तुति का समय जो परियोजना की विशेषताओं के अनुरूप होना चाहिए,
· इसके अलावा, परियोजना की प्रतिबद्धता और जटिलता एक समान दर के आधार पर खर्चों की प्रतिपूर्ति को परिभाषित करने की सलाह देती है जो सभी के लिए समान है।
इन 'दिशानिर्देशों' के साथ हम एक ऐसा रिश्ता स्थापित करना चाहते थे जो काम की गुणवत्ता और दोनों पक्षों के परिणामों को लाभान्वित करे।
