Le thème des appels d'offres entre entreprises privées et agences a toujours été au centre de l'attention du système de communication. Aussi pour les relations publiques, il est de bonne pratique d'avoir des indications claires pour le bon déroulement d'un appel d'offres. Donner des indications plus certaines de bonne conduite en la matière UPA et Assortel ont rédigé un document qui fournit Lignes directrices pour une conduite correcte et transparente du processus de sélection des Agences par les clients à l'occasion d'un appel d'offres.
La consultation est, de l'avis des deux Associations, la manière la plus rentable de commencer la sélection d'une agence de relations publiques. Si, en revanche, pour des raisons d'entreprise, un appel d'offres doit être organisé, il est de bonne pratique d'avoir des indications pour la bonne exécution de celui-ci. Pour répondre à ce besoin, les Associations d'Entreprises et d'Agences RP, UPA et Assorel, ont décidé de produire un référentiel commun unique : il ne s'agit pas d'indications obligatoires, ce type d'appels d'offres se faisant entre particuliers, mais de principes partagés entre Clients. et Agences.
Les principaux points du document concernent :
le nombre idéal de participants à l'appel d'offres (3 Agences plus la sortante),
· une indication des Agences invitées à participer avec un brief identique pour toutes et le plus exhaustif possible,
· les modalités et critères d'évaluation des projets présentés qui doivent être anticipés par le Client, ainsi que l'indication de l'Equipe de l'Agence qui travaillera sur le projet,
les horaires de présentation qui doivent être cohérents avec les caractéristiques du projet lui-même,
· par ailleurs, l'engagement et la complexité du projet conduisent à définir un remboursement des frais forfaitairement identique pour tous.
Avec ces 'Guidelines' nous avons voulu mettre en place une relation qui profite à la qualité du travail et aux résultats pour les deux parties.
