La pandémie a accéléré le processus de numérisation, même dans notre pays. Les règles de distanciation sociale et l'impossibilité de se déplacer pendant le confinement ont fait des nouvelles technologies un outil indispensable. Par exemple, lors de la réception et de la rédaction de documents à signer, tels que des contrats de travail, des politiques et des devis signature électronique il s'est avéré être une solution utile, économique et écologique.
Cependant, il faut s'appuyer sur un prestataire qui permet ce service : YouSign en fait partie. L'entreprise européenne offre la possibilité de dématérialiser en toute sécurité des documents et de gérer certaines relations plus efficacement et plus rapidement, par rapport à la signature manuscrite traditionnelle. Cela vaut aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Signer le contrat de location en ligne? Avec YouSign c'est possible.
De nos jours, imprimer le document PDF, le signer à la main, le scanner puis l'envoyer à l'expéditeur est un processus long et peu productif. Si l'on considère alors que tout le monde à la maison n'a pas à sa disposition une imprimante et un scanner, la difficulté de valider un document est amplifiée. La signature électronique, au contraire, permet d'alléger ces démarches et de sortir d'un système obsolète. La mission de YouSign découle de ce point de vue : numériser un million de documents d'ici 2021 et 15 millions d'ici fin 2023.
Avantages de la signature électronique
Parmi les innombrables avantages de la signature électronique, il faut considérer la gain de temps, d'argent et d'espace. Il permet de signer des contrats à distance en un rien de temps depuis un appareil mobile ou fixe et ne nécessite pas l'utilisation d'une Smart Card ou d'une clé USB.
D'un point de vue économique, il permet une judicieuse réduction des coûts: Pas de timbres-poste, de rames de papier ou de cartouches d'encre. De plus, les documents n'ont pas besoin d'être imprimés, ils sont stockés sur des supports informatiques, vidant les archives d'une multitude de papiers, assurant ainsi une plus grande accessibilité et optimisation.
Enfin, la dématérialisation a un rôle important impact positif sur l'environnement, puisqu'il réduit considérablement la consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport et à la logistique des documents.
Comment fonctionne YouSign
La plate-forme permet un Essai gratuit de 14 jours. Après cela, pour continuer à utiliser le service, vous devez souscrire à un abonnement mensuel ou annuel. Une fois cette première étape franchie, la signature électronique peut être utilisée sans limites.
La procédure est très simple. YouSign envoie le document au format PDF par email au destinataire qui peut le lire directement depuis son smartphone. Pour apposer votre signature, vous devez cliquer sur le lien reçu, lire les documents et signer en insérant le code OTP reçu par SMS. Ce code est une sorte de mot de passe temporaire jetable servant à confirmer votre signature électronique. À ce stade, le document est prêt à être envoyé.
Au lieu de cela, pour ceux qui ont besoin de demander la signature d'un document, procédez en remplissant les données contractuelles du signataire, puis en téléchargeant le document sur l'application et enfin en l'envoyant au destinataire. La plateforme permet de suivre l'avancement des signatures en temps réel et, si nécessaire, d'ajouter des relances automatiques.
