El tema de las licitaciones entre empresas privadas y agencias siempre ha estado en el centro de atención del sistema de comunicación. También para Relaciones Públicas es una buena práctica tener indicaciones claras para la correcta realización de una licitación. Para dar indicios más ciertos de buena conducta en esta materia UPA y Assorel han elaborado un documento que proporciona la Pautas para una correcta y transparente realización del proceso de selección de las Agencias por parte de los clientes con motivo de una licitación.
La consulta es, en opinión de ambas Asociaciones, la forma más rentable de iniciar la selección de una agencia de relaciones públicas. Si por el contrario, por razones de la empresa, se debe realizar una licitación, es una buena práctica contar con indicaciones para la correcta ejecución de la misma. Para dar respuesta a esta necesidad, las Asociaciones de Empresas y Agencias de RRPP, UPA y Assorel, han decidido elaborar un único documento de referencia común: no se trata de indicaciones obligatorias, ya que este tipo de licitaciones se realizan entre particulares, sino de principios compartidos entre Clientes. y Agencias.
Los puntos principales del documento se refieren a:
el número ideal de participantes en la licitación (3 Agencias más la saliente),
· una indicación de las Agencias invitadas a participar con un resumen igual para todos y lo más exhaustivo posible,
· los métodos y criterios de evaluación de los proyectos presentados que deberán ser anticipados por el Cliente, así como la indicación del Equipo de la Agencia que trabajará en el proyecto,
los tiempos de presentación que deben ser congruentes con las características del propio proyecto,
· además, el compromiso y la complejidad del proyecto aconsejan definir un reembolso de gastos a tanto alzado e igual para todos.
Con estas 'Pautas' hemos querido establecer una relación que beneficie la calidad del trabajo y los resultados para ambas partes.
