¿Cómo se emite una factura electrónica? ¿Cómo se conserva? ¿Qué sucede en caso de error? ¿Qué pasa si el cliente no puede descargarlo? Todas estas preguntas deberán ser respondidas antes del 2019 de enero de XNUMX, día en el que también se iniciará la obligación de factura electrónica entre particulares. Ayudar el océano de números de IVA involucrados en la novedad – unos 5 millones – la Agencia Tributaria ha creado una guía con toda la información útil. Aquí hay un resumen de los pasos más importantes.
CÓMO PREPARAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA
La Agencia Tributaria pone a disposición gratuitamente tres tipos de programas para la elaboración de facturas electrónicas:
- Un trámite web que se puede utilizar (también a través de un intermediario) a través del portal "Facturas y Tarifas”, a la que se puede acceder ingresando las credenciales de Velocidad, de los tarjeta de servicio nacional o Fisconline/Entratel. Este servicio te permite elaborar una factura electrónica en formato XML (que es obligatorio), pero también visualizarla en Pdf. Una vez realizado el trámite, el archivo XML puede ser revisado nuevamente, modificado, guardado en la computadora y finalmente transmitido al Sistema de Intercambio (SdI).
- Un software que se puede descargar a la computadora, que sin embargo solo le permite preparar la factura, porque trabaja fuera de línea. En este caso, para enviar la factura a la ES, debe abrir el portal "Fatture e Corrispettivi" y usar solo la función "Transmisión".
- "facturado“, una app para tabletas y smartphones que se puede descargar desde las tiendas Android o Apple. Te permite preparar la factura electrónica y enviarla a la SE.
Estos trámites están especialmente dirigidos a operadores que emiten un número reducido de facturas y que suelen utilizar programas de tratamiento de textos o plantillas en papel preimpresas. Alternativamente, es posible rastrear varios software privados en línea, que sin embargo, por supuesto, son de pago.
CÓMO ENVIAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA AL CLIENTE
Las facturas electrónicas deben enviarse siempre a los clientes a través de la SE, de lo contrario se considerarán no emitido.
El archivo XML de la factura electrónica se puede enviar a la SE a través de varios canales.
Ya hemos hablado de los dos primeros:
- El portal "Facturas y Tarifas” del sitio web de la Agencia Tributaria.
- La aplicación "facturado".
A estos se suman:
- Correo electrónico certificado (Pec), enviando el archivo adjunto a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it.
- Un canal telemático (FTP o Web Service) previamente activados entre los servidores de la empresa y el SE. Este procedimiento está dirigido a empresas altamente informatizadas que necesitan transmitir un número muy elevado de ficheros de facturas electrónicas.
Para enviar correctamente una factura electrónica, es imprescindible que contenga la dirección electrónica que el cliente ha comunicado al proveedor. Esta dirección solo puede ser:
- Una dirección de Pec, en este caso será necesario rellenar el campo de factura "Código del Destinatario" con el valor "0000000" (siete veces cero) y el campo "Destinatario de Pec" con la dirección de Pec comunicada por el cliente.
- Un código alfanumérico de 7 dígitos: en este caso solo será necesario rellenar el campo de la factura "Código del Destinatario" con el código comunicado por el cliente.
FACTURA ELECTRÓNICA INCORRECTA: EL "RECIBO DE RECHAZO"
La SE revisa la factura y la desecha si detecta errores, enviando a la persona que envió el archivo un rechazar recibo, que contiene una breve descripción del error cometido. Además, el recibo rechazado también se archiva en el área autenticada "Consulta-Seguimiento de archivos transmitidos" del portal "Facturas y Tarifas” de la Agencia Tributaria.
FACTURA ELECTRÓNICA CORRECTA: EL "RECIBO DE ENTREGA"
Si, por el contrario, la factura electrónica es correcta, la SE la entrega al destinatario y envía a la persona que envió el archivo un recibo de entrega con la fecha y hora exactas en que se envió el documento.
También en este caso, siempre se pone a disposición tanto del cliente como del proveedor un duplicado de la factura electrónica en sus áreas reservadas de “Consulta de datos relevantes a efectos del IVA” del portal”Facturas y Tarifas”. No es un detalle: el duplicado de factura electrónica tiene el mismo valor legal que el archivo de factura original.
FACTURA ELECTRÓNICA CORRECTA: EL "RECIBO DE IMPOSIBILIDAD DE ENTREGA"
Si la factura se ha enviado correctamente pero no se entrega por problemas técnicos del destinatario, el sistema envía a la persona que envió el archivo un recibo de imposibilidad de entrega.
En este caso, la factura se considera emitida para el proveedor pero aún no recibida definitivamente a efectos fiscales por el cliente. Por ello, quien emitió la factura deberá comunicar al cliente que puede descargar el duplicado del documento en el área reservada de “Consulta de datos relevantes a efectos del IVA” del portal”Facturas y Tarifas”. La fecha de vigencia de la deducibilidad del IVA, para el cliente, comenzará desde el momento en que se muestre/descargue la factura.
CÓMO SE CONSERVAN LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS
Toda factura electrónica debe conservarse en formato digital y la obligación se aplica tanto a quien la emite como a quien la recibe. Sin embargo, no basta con mantener el archivo en la memoria de la computadora: se debe seguir un proceso técnicamente regulado por la ley.
Varios operadores privados certificados ofrecen el servicio de almacenamiento electrónico conforme a la ley, pero para aquellos que no quieren gastar el dinero, la Agencia Tributaria ofrece un servicio gratuito al que siempre se puede acceder desde el área reservada del portal "Facturas y Tarifas.
